AMIF-055-081: eMigration Legal Migration

Code : AMIF-055-081

Durée du projet : 01/01/2022 - 31/12/2024

Budget : 1.926.000 € (1.444.500 € financés par AMIF & 481.500 € financés par le budget national)

Contexte & objectifs

Ce projet vise à développer le nouveau parc d'applications du service Accès et Séjour, qui gère l'ensemble de la migration légale en Belgique. L'idée est d'intégrer cela dans le nouveau portail interne. Il comprend les services du court séjour, du long séjour, du regroupement familial et de l'appui aux partenaires extérieurs. Ces différents services travaillent avec des partenaires extérieurs et en dépendent : le SPF Affaires étrangères (ambassades et consulats), le SPF Justice (parquets), les Régions (permis unique), les communes, le Registre national, le Conseil du contentieux des étrangers, l'OCAM, etc.

Tant au sein des services de l'Office des étrangers (OE) qu'entre l'OE et ses partenaires extérieurs, il existe de nombreux flux d'informations et de communication pour le traitement des dossiers. Or nous constatons que ces processus ne se déroulent pas toujours comme il le faudrait. Par exemple, on observe souvent des problèmes au niveau de la sécurité de l'information, du traitement dans les délais légaux et du statut des dossiers à un moment donné. On note aussi un usage considérable du papier et un suivi non automatisé du traitement des demandes et des éléments liés à la gestion de l'identité (CIR - Common Identity Register).

Raison d'être du projet : le projet a pour but de répondre aux problèmes décrits et, à terme, d'affiner les flux d'informations et de communication. L'accent est également mis sur les besoins des gestionnaires de dossiers. Nous souhaitons leur fournir des outils qui leur permettent d'effectuer leur travail de manière efficace et conviviale. Nous estimons en particulier que l'amélioration de la communication constitue un besoin fondamental pour les utilisateurs finaux de ce projet.

Objectifs

  • Accroître l'efficacité en créant une vue partagée, centralisée et structurée du demandeur pour tous les services d'accès et de séjour.
  • Travailler sans papier (suppression des dossiers papier, des envois d'e-mails internes, du stockage de documents à faible valeur ajoutée, etc.).
  • Améliorer la qualité de l'information en éliminant les doublons et en contrôlant mieux l'établissement des identités.
  • Assurer la fiabilité de l'identification et de la gestion des individus.
  • Conserver l'historique des données des individus afin de reconstituer facilement leur passé.

Méthodologie du projet

Le projet se déroule en plusieurs phases. Il débute par une phase d'analyse au cours de laquelle les exigences (« business », fonctionnelles, techniques) sont précisées. En interne, nous parlons du « MVRP traject » (minimal viable requirements package). Ce trajet MVRP est intégré dans une approche de gestion de projet basée sur les livrables. Il s'agit d'un plan en étapes où un projet est divisé en une série de livrables (analyse des activités, analyse des lacunes, analyse fonctionnelle, plan de gestion du changement, architecture de la solution, etc.). Cela permet au project manager de façonner son projet sans oublier les éléments essentiels.

Concrètement, pour ce projet, nous mettons d'abord en place un processus d'analyse dans le cadre duquel des contacts sont établis avec les partenaires (extérieurs) afin d'identifier les problèmes / points d'amélioration (communication, échange d'informations, etc.) concernant les dossiers traités par l'OE et les parties extérieures. Cette analyse devra déboucher sur une feuille de route de développement (development roadmap).

Les modules business que nous voulons développer (roadmap) seront associés à la eMigration Backbone.

(version du 11 juin 2024)