Code : AMIF-056-082
Durée du projet : 01/01/2022 - 31/12/2025
Budget : 266.666,00 € (199.999,50 € financés par AMIF & 66.666,50 € financés par le budget national)
Contexte
Ce projet vise à soutenir et à conseiller le Bureau d'études dans le cadre d'une gestion cohérente et efficace de l'information. Le projet consiste à structurer les informations du Bureau d'études, à les transférer dans SharePoint, à paramétrer / développer SharePoint pour gérer / accéder correctement aux informations et à former / soutenir le Bureau d'études dans la gestion des informations existantes et nouvelles dans SharePoint. Cela permettra de retrouver rapidement et efficacement les informations juridiques et le contexte nécessaires le cas échéant et ainsi d'améliorer les services fournis.
Les nombreux développements dans le domaine de la migration légale (permis unique, Brexit, regroupement familial...) posent inévitablement des défis en termes de collaboration et de partage des connaissances. La nécessité de partager les connaissances avec les différents partenaires sur le terrain se fait de plus en plus sentir afin de garantir le même niveau de qualité de service.
Le Bureau d'études assure un rôle de coordination (et de transversalité) en matière de gestion des connaissances juridiques et de partage des connaissances avec les nombreux partenaires (services d'exécution de l'Office des étrangers, instances politiques, communes et villes, Communautés et Régions, services de police, partenaires européens, employeurs, etc.) qui travaillent dans le domaine de la migration (légale). Le Bureau d'études étant compétent pour la quasi-totalité des aspects liés à la thématique des étrangers (migration légale, asile, contrôle aux frontières, retour, libre circulation, etc.) et étant consulté par des partenaires très divers, il est indispensable de centraliser de manière optimale les connaissances disponibles. L'objectif est de permettre à tous les partenaires de terrain d'y accéder rapidement et efficacement et de les actualiser en fonction de l'évolution constante de la réglementation et des circonstances.
L'Office des étrangers dispose d'un système de gestion des documents (SharePoint) qui pourrait être utilisé pour répondre à la nécessité d'un meilleur partage des connaissances. Le défi pour le Bureau d'études est de transférer la masse considérable d'informations, de jurisprudence, de matériel de formation, etc. vers SharePoint, de la structurer et de la gérer de manière logique, mais aussi de rendre toutes ces informations accessibles et disponibles pour les partenaires. Cela nécessite des connaissances spécifiques dans les domaines techniques de la gestion de l'information et de SharePoint.
Objectifs
- Politique du personnel : la centralisation des connaissances permet de réduire l'impact des changements de personnel. La continuité s'en trouve ainsi améliorée et les nouveaux collaborateurs peuvent être formés plus efficacement, car toutes les informations existantes sont disponibles de manière claire pour chacune des matières visées.
- Gain de temps : les changements de la réglementation et les fluctuations de l'activité peuvent être intégrés plus rapidement parce que les connaissances déjà existantes peuvent être facilement réutilisées et mises à jour.
- Transparence accrue : une plateforme adaptée et transversale permet de mettre l'information à la disposition de tous les utilisateurs et ouvre la possibilité d'un dialogue avec les acteurs de terrain. Les besoins de nos différents partenaires pourront être mieux satisfaits car les données seront mieux exploitées. Cela renforce l'efficacité globale des activités de nos partenaires et de nos services d'exécution.
- Collaboration plus dynamique avec les partenaires : le soutien multifocal favorise une collaboration plus dynamique. Par ailleurs, comme chaque outil de la plateforme fonctionnera de manière autonome, les mises à jour ou les modifications perturberont moins l'ensemble des activités de l'entreprise, qui gagnera en stabilité et en flexibilité.
- Suivi plus proactif des évolutions au niveau européen : une implication plus proactive dans les différentes évolutions et besoins européens en matière d'immigration légale sera mise en place.
La réalisation de ces objectifs requiert les actions suivantes :
- Recrutement d'un business analyst / gestionnaire de l'information (externe) pour assister le Bureau d'études dans la cartographie des besoins, des informations et des données existantes et pour mettre en place et proposer une structure d'information dans SharePoint. Ce spécialiste supervisera le projet du début à la fin (et procédera à son évaluation). Il sera également responsable du suivi et de la mise à jour en continu de la plateforme par l'équipe centrale au sein de l'OE mais aussi par les utilisateurs eux-mêmes.
- Recrutement d'un développeur SharePoint : sur base de l'analyse du business analyst, une plateforme d'information répondant aux besoins du Bureau d'études sera créée au sein de SharePoint.
(Version du 11 juin 2024)