Informations pour l'employeur ou l’entité d’accueil

Introduction de la demande de permis pour stagiaire (permis unique)

La procédure d'obtention du permis pour stagiaire est une “procédure de demande unique”, le permis comportant à la fois l'autorisation de séjour (composante « séjour ») et l'autorisation de travail (composante « travail »). Pour le permis, il faut introduire tant les preuves liées à l'autorisation de travail que celles liées à l'autorisation de séjour. L’Office des Etrangers est l’autorité compétente pour le séjour. La composante « travail » est évalué par l’autorité régionale compétent pour l’emploi.

Vous demandez le permis pour stagiaire auprès l’autorité régionale sous la forme d'une demande d'autorisation de travail, qui sera considérée comme une demande de permis pour stagiaire.

La demande comporte les documents suivants : 

• la preuve de paiement de la redevance ;
• une copie du passeport en cours de validité ou une copie du document de voyage équivalent ;
• la convention de stage conclue par le stagiaire ;
• la preuve que le stagiaire dispose de moyens de subsistance suffisants qui couvrent les frais du voyage de retour et lui permettent d'éviter de dépendre du système d'aide sociale. L'employeur ou l'entité d'accueil peut choisir de se porter garant afin de supporter les frais de séjour, de subsistance et d'hébergement durant toute la durée du séjour sur le territoire ;
• si le stagiaire est logé par l'entité d'accueil ou l'employeur durant toute la durée du séjour, la demande contient la preuve que le stagiaire bénéficiera de conditions d'hébergement adéquates durant son séjour. Cette preuve est apportée au moyen d'une déclaration d'hébergement écrite, d'un contrat de location ou de sous-location souscrit par l'intéressé et enregistré, ou de tout document qui émane de l'autorité judiciaire ou administrative habilitée à cet effet et qui prouve les conditions d'hébergement adéquates.
• la preuve que le stagiaire dispose d'une assurance maladie couvrant tous les risques durant son séjour en Belgique ;
• un certificat médical attestant que le stagiaire n'est pas atteint d'une des maladies énumérées à l'annexe à la loi du 15 décembre 1980 ;
• si le stagiaire est âgé de plus de dix-huit ans, un extrait de casier judiciaire ou un document équivalent accompagné, le cas échéant, de sa traduction légalisée, délivré par le pays d'origine ou par le pays de sa dernière résidence, datant de moins de six mois et attestant qu'il n'a pas été condamné pour des crimes ou des délits de droit commun ;
• un engagement par écrit de l'entité d'accueil ou de l'employeur que, dans l'hypothèse où le stagiaire demeure illégalement sur le territoire du Royaume, cette entité d'accueil ou cet employeur assumera la responsabilité du remboursement des frais liés à son séjour et à son retour et supportés par les fonds publics.

Ces documents doivent en tout cas contenir les renseignements suivants :

• le poste diplomatique ou consulaire compétent
• votre adresse e-mail en tant qu’employeur et celle du stagiaire

Si les documents sont rédigés dans une autre langue que l’allemand, l’anglais, le français ou le néerlandais, les documents produits doivent être accompagnés d'une traduction légalisée dans l'une de ces quatre langues.

Délai de traitement

Une fois tous les documents joints à la demande, l'autorité régionale compétente en matière d'emploi et l'OE entament l'examen de la demande. Ces autorités prennent une décision au sujet de la demande dans les plus brefs délais, au plus tard dans les 90 jours.

Si tous les documents requis n'ont toutefois pas été joints à la demande, il sera demandé de compléter le dossier dans les 15 jours en y ajoutant les documents manquants ou complémentaires. Tant que les documents manquants n'ont pas été joints à la demande et que celle-ci n'est pas complète, le délai de traitement de 90 jours ne commence pas à courir et la demande n'est pas examinée.

Attention : Vu le délai de traitement de 90 jours, il est préférable que l'employeur introduise la demande auprès de l'autorité régionale au moins 90 jours avant la date souhaitée de début du stage. Si le stagiaire a déjà été autorisé pour un long séjour en Belgique, il est conseillé d'introduire la demande au moins 90 jours avant l'expiration de ce long séjour.

Le stagiaire doit retirer lui-même le visa de long séjour auprès du poste diplomatique ou consulaire s'il se trouve encore en dehors de l'UE.

La liste des ambassades et consulats belges est publiée sur le site du SPF Affaires étrangères (www.diplomatie.belgium.be).

Attention : Dans la plupart des pays, les ambassades et les consulats travaillent avec un prestataire de services externe (VFS Global ou TLS Contact). Ce prestataire de services gère les rendez-vous et reçoit les demandes de visa. Il est fortement recommandé de lire les informations pratiques publiées sur le site du prestataire de services avant d'entreprendre toute démarche.

Document de séjour provisoire (annexe 49)

Après son arrivée en Belgique, le stagiaire devra se rendre le plus rapidement possible, et au plus tard dans les 8 jours ouvrables, à l'administration communale de son lieu de résidence pour son inscription au registre des étrangers. La commune enverra également un agent de quartier afin de vérifier si le stagiaire réside effectivement à l'adresse indiquée. Si ce contrôle est positif, le stagiaire recevra le permis pour stagiaire. Etant donné que la fabrication de la carte électronique (carte A) pour ce permis prend un certain temps, la commune délivrera au stagiaire un document de séjour provisoire (une « annexe 49 »). Ce document permet au stagiaire de commencer directement son stage.

Il ne faut donc pas attendre la délivrance du permis effectif pour stagiaire pour pouvoir commencer le stage.

Attention : Il est conseillé de tenir compte des éventuels délais d'attente pour pouvoir obtenir un rendez-vous auprès de l'administration communale.

Droit de séjour en tant que stagiaire

Conformément aux règles du permis unique, le permis pour stagiaire comporte à la fois une autorisation de séjour et une autorisation de travail. La durée de l'autorisation de séjour accordée est assimilée à la durée accordée pour l'autorisation de travail par l'autorité régionale compétente en matière d'emploi. La durée de l'autorisation de travail détermine donc la durée de l'ensemble du permis pour stagiaire et elle est fixée par chaque autorité régionale dans sa législation en matière d'emploi de travailleurs étrangers.

La durée du permis pour stagiaire est néanmoins limitée à la durée du stage et elle compte maximum 6 mois. Votre autorisation de séjourner et de travailler en Belgique a la même durée de validité que votre période de stage.

La possibilité d'un renouvellement dépend de ce qu'autorise l'autorité régionale compétente en matière d'emploi. Si votre stage est effectué dans une région qui autorise le renouvellement de votre permis, vous pouvez le renouveler conformément à ces règles.

Introduction de la demande de renouvellement du permis pour stagiaire (permis unique)

Vous demandez le permis pour stagiaire auprès de l'autorité régionale compétente, conformément à la procédure de demande unique.

Si votre employeur veut que vous poursuiviez votre stage chez lui au terme de la convention de stage initiale, il peut renouveler votre permis pour stagiaire (selon ce qui est autorisé ou non par la région ou la Communauté germanophone) auprès l’autorité régionale compétente pour l’emploi.

Ce renouvellement doit être demandé au plus tard deux mois avant l'expiration de votre premier permis pour stagiaire.

Vous pouvez choisir de prolonger le stage après l'expiration de la convention de stage initiale. Pour ce faire, vous devrez renouveler votre permis de stage. En effet, toutes les autorités régionales en Belgique n'autorisent pas le renouvellement des permis dans leur législation. Si le renouvellement du permis de stage est autorisé, vous devez renouveler le permis de stage conformément à la procédure de renouvellement.

Vous demandez le permis pour stagiaire auprès de l'autorité régionale compétente, conformément à la procédure de demande unique.

Ce renouvellement doit être demandé au plus tard deux mois avant l'expiration du premier permis pour stagiaire.

La demande comporte les documents suivants : 

• la preuve de paiement de la redevance ;
• une copie du passeport en cours de validité ou une copie du document de voyage équivalent ;
• la convention de stage prolongée ;
• une copie du permis pour stagiaire en cours de validité ;
• la preuve que le stagiaire dispose de moyens de subsistance suffisants qui couvrent les frais du voyage de retour et lui permettent d'éviter de dépendre du système d'aide sociale. L'employeur ou l'entité d'accueil peut choisir de se porter garant afin de supporter les frais de séjour, de subsistance et d'hébergement durant toute la durée du séjour sur le territoire ;
• si le stagiaire est logé par l'entité d'accueil ou l'employeur durant toute la durée du séjour, la demande contient la preuve que le stagiaire bénéficiera de conditions d'hébergement adéquates durant son séjour. Cette preuve est apportée au moyen d'une déclaration d'hébergement écrite, d'un contrat de location ou de sous-location souscrit par l'intéressé et enregistré, ou de tout document qui émane de l'autorité judiciaire ou administrative habilitée à cet effet et qui prouve les conditions d'hébergement adéquates.
• la preuve qu'il dispose d'une assurance maladie couvrant tous les risques durant son séjour en Belgique ;
• un engagement par écrit de l'entité d'accueil ou de l'employeur qu'en cas de séjour illégal d'un stagiaire sur le territoire du Royaume, cette entité d'accueil ou cet employeur assumera la responsabilité du remboursement des frais liés à son séjour et à son retour et supportés par les fonds publics.

Si les documents sont rédigés dans une autre langue que l’allemand, l’anglais, le français ou le néerlandais, les documents produits doivent être accompagnés d'une traduction légalisée dans l'une de ces quatre langues.

Délai de traitement

Une fois tous les documents joints à la demande, l'autorité régionale compétente en matière d'emploi et l'OE entament l'examen de la demande. Ces autorités prennent une décision au sujet de la demande dans les plus brefs délais, au plus tard dans les 90 jours.

Si tous les documents requis n'ont toutefois pas été joints à la demande, il sera demandé de compléter le dossier dans les 15 jours en y ajoutant les documents manquants ou complémentaires. Tant que les documents manquants n'ont pas été joints et que la demande n'est pas complète, le délai de traitement de 90 jours ne commence pas à courir et la demande ne sera pas encore examinée.

Si la durée de validité de l'autorisation de séjour de l'intéressé en qualité de stagiaire expire durant l'examen de la demande, que celle-ci est complète et a été introduite avant l'expiration du permis pour stagiaire, le stagiaire reçoit un document de séjour provisoire (annexe 49). Le document de séjour provisoire est valable 30 jours et peut une fois être renouvelé de la même durée.

Attention : Vu le délai de traitement de 90 jours, il est préférable que la demande de renouvellement est introduite auprès de l'autorité régionale au moins 90 jours au préalable.

Renouvellement du permis pour stagiaire

Dès qu'une décision positive a été prise concernant le renouvellement du permis pour stagiaire, vous recevrez, de même que le stagiaire, cette décision positive accompagnée d'une annexe 46. Muni de cette annexe, le stagiaire se rend à la commune et demande le renouvellement de son permis. Le bourgmestre renouvelle immédiatement le permis après que le stagiaire a présenté l'annexe 46 à l'administration communale.

En cas de renouvellement du séjour, le permis pour stagiaire est renouvelé de la durée nécessaire pour pouvoir terminer le stage (si l'autorité régionale autorise ce renouvellement dans sa législation). Le permis renouvelé pour stagiaire a la même durée de validité que la période de stage supplémentaire.

Le stage prend fin

Si le stage n'est pas renouvelé et prend fin, le stagiaire doit quitter le territoire belge.

Le stage est prolongé

Lorsque vous prolongez le stage, vous concluez, en tant qu'employeur, une convention de stage renouvelée qui indique la durée de la prolongation du stage. Pour ce faire, vous devez renouveler le permis pour stagiaire, mais le renouvellement de ce permis dépend de la région compétente. Si le renouvellement du permis pour stagiaire est autorisé, vous êtes tenu de renouveler ce permis conformément à la procédure de renouvellement..

Occupation du stagiaire comme futur travailleur

Si, en tant qu'employeur, vous souhaitez employer le stagiaire après le stage, vous devez demander un permis unique pour pouvoir l'engager comme futur travailleur. Le permis unique est demandé par le biais de la procédure de demande unique.