Parcours d’une demande de visa

Parcours d’une demande de transmise par une ambassade ou un consulat général de Belgique à l’Office des

1. ENVOI

  • Envoi de la demande de par la valise diplomatique.
  • Réception de la valise diplomatique par le SPF Affaires étrangères.
  • Transmission de la demande de visa à l’Office des étrangers.
  • Réception de la demande de visa à l’Office des étrangers.
  • Dépôt de la demande de visa dans le service compétent 

En règle générale, cette 1ère phase d’envoi prend 2 à 3 semaines. [Le délai d’envoi d’une demande de visa dépend de l’organisation interne de l’ambassade ou du consulat général. ]

Durant cette 1ère phase, la demande de visa n’apparait pas dans l’application « Suivre une demande de visa ». Il est inutile de contacter l’Infodesk de l’Office des étrangers car il ne pourra pas vous informer sur l’état de cette demande. 

2. LOGISTIQUE

  • Tri des demandes de visa déposées quotidiennement dans le service (date de réception, date d’introduction de la demande, objet de la demande, enregistrement dans un tableau de bord)
  • Envoi de la demande de visa (dossier papier) au scannage
  • Retour de la demande de visa sous forme numérique dans le service
  • Recherche du demandeur dans la base de données de l’Office des étrangers
  • Enregistrement de la demande de visa  numérisée dans le dossier individuel électronique d’un demandeur connu (0 + 7 chiffres).
  • Création d’un dossier individuel électronique  (0 + 7 chiffres) pour un demandeur inconnu et enregistrement de la demande de visa numérisée dans ce dossier.

Cette 2ème phase logistique prend un certain temps, en particulier à certaines périodes de l’année.

Durant cette 2ère phase, la demande de visa est enregistrée dans le dossier individuel (NEW), mais elle n’apparait pas encore dans l’application « Suivre une demande de visa ». Il est inutile de contacter l’Infodesk de l’Office des étrangers car il ne pourra pas vous informer sur l’état de cette demande. 

3. IDENTIFICATION

  • Recherche de la demande de visa dans la liste des demandes de visa à traiter par le service.
  • Création d’un lien entre la demande de visa et le dossier individuel du demandeur (IDENT).  

Cette 3ème phase d’identification de la demande prend un certain temps, en particulier à certaines périodes de l’année.

Au terme de cette 3ème phase, la demande de visa apparait dans l’application « Suivre une demande de visa ».

4. TRAITEMENT

En règle générale, le traitement des demandes est chronologique, c’est-à-dire, de la demande la plus ancienne à la demande la plus récente. Toutefois, certains facteurs internes ou externes au service peuvent perturber cet ordre chronologique.

Dans la mesure de ses possibilités, l’Office des étrangers prend sa décision dans le délai fixé par le législateur.

Durant cette 4ème phase, la demande de visa apparait dans l’application « Suivre une demande de visa », ainsi que l’état de la procédure :  (1) en cours d'examen, (2) documents supplémentaires, (3) accord ou (4) refus. 

Il est inutile de contacter l’Infodesk de l’Office des étrangers avant que le délai dans lequel l’Office des étrangers doit prendre une décision soit écoulé.

ATTENTION : En périodes de forte activité, la distinction entre les phases 3 et 4 n’est pas aussi nette. Autrement dit, il arrive fréquemment qu’une demande de visa soit identifiée et traitée en même temps. Le résultat de la recherche sera donc probablement  directement «  accord » ou « refus ».