Publicité de l'administration

L’information est un droit du citoyen et un devoir de l’administration.
Ce principe est consacré par la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l’administration qui a pour but de rendre le fonctionnement de l’administration plus transparent. 

Conformément à cette loi, le Service Publicité de l’administration de l’Office des étrangers transmet le dossier d’un étranger (ou une partie de celui-ci) par voie électronique à la demande d'un avocat ou d'une personne privée.

Ce service est exclusivement accessible par mail publiciteadministration[at]ibz.fgov.be

Il est possible, dans certains cas, de recevoir une version papier d’un dossier ou d’une partie de celui-ci.

En aucun cas, le Service Publicité de l’administration ne répond aux questions concernant le contenu.

Ces questions doivent être envoyées à l'Infodesk infodesk[at]ibz.fgov.be.

Vous devez adresser votre demande au Service Publicité de l’administration à l'adresse e-mail publiciteadministration[at]ibz.fgov.be

Si la demande de consultation est effectuée sans l’intervention d’un avocat, le demandeur devra prouver son identité. 

Non. La loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration prévoit que toute demande de consultation ou de copie doit être adressée par écrit. Cette demande doit mentionner la matière concernée et éventuellement détailler les documents administratifs concernés dont la consultation ou la copie est demandée. Si vous ne souhaitez pas obtenir une copie de tout le dossier, mais uniquement de documents spécifiques (par ex : une décision prise à une date donnée), veuillez le préciser clairement dans votre demande. Cela a en effet des répercussions sur le calcul de la rétribution dans le cas où vous désireriez une copie physique (voir infra).

Les informations devant figurer obligatoirement dans la demande sont le nom, le prénom, la date de naissance du titulaire et, si possible, son numéro de dossier à l'Office des étrangers. La demande doit toujours être accompagnée d'une motivation circonstanciée.

Oui. L’Office des étrangers est passé à la gestion électronique des dossiers des étrangers fin 2002, il est dès lors techniquement réalisable de réceptionner par e-mail la copie d’un dossier. Compte tenu de l’ampleur de certains de ceux-ci et de la diversité des documents, il est possible que l’envoi doive se faire en plusieurs courriels. Il est par conséquent très important que votre boîte électronique soit capable de réceptionner des mails comportant plusieurs dizaines de mégabytes. Toutefois, si vous n’avez besoin que de quelques documents très spécifiques ou des documents complémentaires à partir d’une certaine date, mentionnez-le clairement dans votre requête.

L’envoi de documents électroniques est toujours gratuit (voir supra).  Dans le cas exceptionnel où il n’est techniquement pas possible de transmettre un dossier par voie électronique (voir ci-avant), vous devez vous présenter à l’accueil de l’Office des étrangers pour recevoir une copie physique du dossier. Nous vous demandons de toujours prendre rendez-vous avant de venir chercher les copies.  

L’arrêté royal du 17 août 2007 fixant le montant de la rétribution due pour la réception d'une copie papier d'un document administratif précise que les 50 premières pages (format A4, version noir et blanc) sont gratuites. A partir de la 51e page, les copies sont payantes. Le montant de cette rétribution a été fixé par arrêté royal et il doit dès lors également être payé par les avocats (pro deo). Dès réception de la demande, les frais occasionnés pour la réalisation de copies seront toujours réclamés. Si vous ne souhaitez plus venir chercher les copies, les frais restent quand même dus (des frais ont en effet été engagés).

Le montant vous sera communiqué à l’avance par le Service Publicité de l’administration. 

Le payement devra ensuite être exécuté par virement au numéro de compte
BE57 6792 0060 9235 avec la mention suivante: «Coûts copie avocat, numéro de dossier X.XXX.XXX».

La loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration prévoit, pour l’autorité administrative, un délai légal de 30 jours pour formuler une réponse à la demande. Les demandes sont traitées dans l’ordre chronologique. Concrètement, vous pouvez attendre une réponse à votre demande dans un délai de deux à trois semaines, selon le nombre de demandes, tout en gardant à l'esprit que ce délai peut atteindre trente jours (au maximum).

Remarque : la législation relative à la publicité de l'administration n'a pas été créée dans le cadre des procédures de recours, et ne prévoit dès lors pas de dispositions relatives à l'introduction de recours (urgents).

En application de la loi du 11/04/1994, le Service Publicité de l’administration est chargé du traitement des demandes de consultation et de la communication de copies de dossiers. Ce service ne répond pas aux questions de contenu. Pour ce faire, vous pouvez vous adresser à l'Infodesk de l'Office des étrangers à l'adresse e-mail infodesk[at]ibz.fgov.be ou par téléphone au numéro: 02 793 80 00.

Si vous souhaitez vérifier quelles informations vous concernant ont été reprises dans le Visa Information System (VIS), vous pouvez vous adresser directement à la Direction Accès et Séjour de l'Office des étrangers à l'adresse e-mail acces.sejour[at]ibz.fgov.be

Le Service Publicité de l’administration de l’Office des étrangers est joignable par e-mail à l’adresse publiciteadministration[at]ibz.fgov.be