Déroulement de la procédure quand des circonstances exceptionnelles empêchent le demandeur d’introduire sa demande auprès du poste diplomatique ou consulaire belge compétent pour le lieu où il réside à l’étranger, conformément à l’article 12bis.§1er, alinéa 1 de la loi du 15 décembre 1980 :
Introduction de la demande
Le membre de famille doit introduire sa demande de regroupement familial à l’administration communale du lieu où il réside et présenter les documents suivants :
- la preuve du paiement de la redevance, sauf s’il est dispensé ;
- les documents requis pour l'entrée et le séjour en Belgique (passeport, visa, titre de séjour) ;
- un document dans lequel il explique clairement les circonstances exceptionnelles qui l’empêchent de rentrer dans son pays pour y demander un visa en vue d'un regroupement familial ;
- la preuve qu’il réunit les conditions d'un regroupement familial ;
Lire plus : Conditions & Documents justificatifs
Enquête de résidence
Si le demandeur réside dans la commune (enquête de résidence positive) et que son dossier est complet, l’administration communale prend sa demande en considération et transmet le dossier à l'Office des étrangers. Aucun document n’est remis au demandeur.
Si le demandeur ne réside pas dans la commune (enquête de résidence négative), ou si son dossier n’est pas complet, ou si aucune explication n’est donnée sur les circonstances exceptionnelles qui l’empêchent d’introduire sa demande à l’étranger, l'administration communale notifie une décision de non prise en considération d’une demande d’admission au séjour (annexe 15ter).
Recevabilité de la demande
L'Office des étrangers doit examiner la recevabilité de la demande. La loi ne fixe pas de délai.
Si la demande est recevable, l'administration communale remet une attestation de réception d’une demande d’admission au séjour (annexe 15bis) et une attestation d'immatriculation au demandeur.
Si la demande est irrecevable, l’Office des étrangers prend une décision d’irrecevabilité d’une demande d’admission au séjour (annexe 15quater).
Délai d'examen
Si la demande est recevable, l’Office des étrangers doit prendre sa décision dans un délai de 9 mois, à compter de la date indiquée sur l'annexe 15bis. Si le dossier est complexe, il peut prolonger ce délai à 2 reprises pour une période de 3 mois. Dans ce cas, il prend sa décision dans un délai maximum de 15 mois, à compter de la date indiquée sur l'annexe 15bis (9 mois + 3 mois + 3 mois).
Accord
Si l’Office des étrangers accepte la demande, l'administration communale remet une carte A au membre de famille.
Refus
Si l’Office des étrangers rejette la demande, il prend une décision de retrait de séjour avec ordre de quitter le territoire (annexe 14).