Les postes diplomatiques et consulaires transmettent la demande de visa à l’Office des étrangers pour décision dans les situations suivantes :
- Le demandeur n’a pas de document de voyage reconnu par la Belgique ou pas de document de voyage valable, ou il présente un document de voyage pour réfugié ou apatride ;
- Le demandeur est signalé dans le Système d’Information Schengen (SIS) aux fins de non-admission dans l’espace Schengen ;
- Un autre État Schengen s’oppose à la délivrance d’un visa valable pour tout le territoire Schengen (article 22 du code des visas) ;
- Le demandeur est soupçonné d’appartenir à une organisation radicale, ou de diffuser des idées/des informations incitant à la haine ;
- Le demandeur voyage pour des raisons médicales, humanitaires, ou dans le cadre d’un projet ou d’une procédure d’adoption ;
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Une autre demande de visa est en cours d’examen auprès d’un poste diplomatique ou consulaire belge ou Schengen ;
- Après un examen du dossier, le poste diplomatique ou consulaire estime que le demandeur ne remplit pas les conditions d’entrée dans l'espace Schengen ;
- La dernière demande de visa du demandeur a été refusée car il avait présenté des documents faux ou falsifiés, parce que les informations communiquées pour justifier l’objet et les conditions du séjour n’étaient pas fiables, parce que sa volonté de quitter Schengen avant l’expiration du visa n’était pas établie (risque migratoire), ou parce qu'il était signalé ;
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Le demandeur est mineur et voyage seul, sans autorisation parentale, ou voyage accompagné d’un de ses parents, sans l’autorisation du parent qui n’accompagne pas.