Transposition de la directive 2016/801/UE

La loi du 21 août 2022 (Moniteur belge du 9 novembre 2022) transpose la directive européenne 2016/801/UE relative aux conditions d'entrée et de séjour des ressortissants de pays tiers à des fins de recherche, d'études, de formation, de volontariat et de programmes d'échange d'élèves ou de projets éducatifs et de travail au pair.

Cette loi introduit de nouvelles règles pour des ressortissants d’un pays tiers qui sont titulaires d'un diplôme de l'enseignement supérieur* et qui souhaitent effectuer un stage auprès d'un employeur en Belgique, afin d'acquérir des connaissances, de la pratique et de l'expérience dans le monde professionnel**. Lire plus ci-dessous.

* Si vous n'avez pas encore ce diplôme mais suivez une formation/des études pour l'obtenir, vous pouvez également venir en Belgique en tant que stagiaire.

** Cette catégorie ne concerne pas les ressortissants d’un pays tiers qui effectuent un stage dans le cadre des études en Belgique. Ces ressortissants restent soumis à la réglementation existante sur les étudiants.

 
Permis pour stagiaire

Pour pouvoir effectuer un stage en Belgique, vous avez besoin d'un permis pour stagiaire. Ce permis doit être demandé par votre employeur sous la forme d'une demande d'autorisation de travail. Cette demande d'autorisation de travail en tant que stagiaire pourra être introduite à partir du 1er janvier 2023.

Introduction de la demande de permis pour stagiaire (permis unique)

La procédure d'obtention du permis pour stagiaire est une “procédure de demande unique”, le permis comportant à la fois l'autorisation de séjour (composante « séjour ») et l'autorisation de travail (composante « travail »). Pour le permis, il faut introduire tant les preuves liées à l'autorisation de travail que celles liées à l'autorisation de séjour. L’Office des étrangers est l’autorité compétente pour la composante "séjour". La composante « travail » est évalué par l’autorité régionale compétente pour l’emploi.

L'employeur ou l’entité d’accueil demande le permis pour stagiaire auprès l’autorité régionale sous la forme d'une demande d'autorisation de travail, qui sera considérée comme une demande de permis pour stagiaire.

La demande comporte les documents suivants :

  • la preuve de paiement de la redevance ;
  • une copie du passeport en cours de validité ou une copie du document de voyage équivalent ;
  • la convention de stage conclue par le stagiaire ;
  • la preuve que le stagiaire dispose de moyens de subsistance suffisants qui couvrent les frais du voyage de retour et lui permettent d'éviter de dépendre du système d'aide sociale. L'employeur ou l'entité d'accueil peut choisir de se porter garant afin de supporter les frais de séjour, de subsistance et d'hébergement durant toute la durée du séjour sur le territoire ;
  • si le stagiaire est logé par l'entité d'accueil ou l'employeur durant toute la durée du séjour, la demande contient la preuve que le stagiaire bénéficiera de conditions d'hébergement adéquates durant son séjour. Cette preuve est apportée au moyen d'une déclaration d'hébergement écrite, d'un contrat de location ou de sous-location souscrit par l'intéressé et enregistré, ou de tout document qui émane de l'autorité judiciaire ou administrative habilitée à cet effet et qui prouve les conditions d'hébergement adéquates.
  • la preuve que le stagiaire dispose d'une assurance maladie couvrant tous les risques durant son séjour en Belgique ;
  • un certificat médical attestant que le stagiaire n'est pas atteint d'une des maladies énumérées à l'annexe à la loi du 15 décembre 1980 ;
  • si le stagiaire est âgé de plus de dix-huit ans, un extrait de casier judiciaire ou un document équivalent accompagné, le cas échéant, de sa traduction légalisée, délivré par le pays d'origine ou par le pays de sa dernière résidence, datant de moins de six mois et attestant qu'il n'a pas été condamné pour des crimes ou des délits de droit commun ;
  • un engagement par écrit de l'entité d'accueil ou de l'employeur que, dans l'hypothèse où le stagiaire demeure illégalement sur le territoire du Royaume, cette entité d'accueil ou cet employeur assumera la responsabilité du remboursement des frais liés à son séjour et à son retour et supportés par les fonds publics.

Ces documents doivent en tout cas contenir les renseignements suivants :

  • le poste diplomatique ou consulaire compétent
  • l'adresse e-mail de l'employeur et du stagiaire

Si les documents sont rédigés dans une autre langue que l’allemand, l’anglais, le français ou le néerlandais, les documents produits doivent être accompagnés d'une traduction légalisée dans l'une de ces quatre langues.

Attention : Quand votre employeur introduit la demande de permis pour stagiaire, vous devez encore vous trouver dans un pays hors de l'UE. Ce n'est que si vous avez déjà obtenu une autorisation de long séjour (à savoir de plus de 90 jours) en Belgique qu'une exception sera faite et que vous pouvez déjà vous trouver sur le territoire belge au moment où l'employeur demande le permis. Cette exception s'applique uniquement si le permis pour stagiaire est demandé avant l'expiration de votre autorisation de long séjour en Belgique.

Délai de traitement

Une fois tous les documents joints à la demande, l'autorité régionale compétente en matière d'emploi et l'Office des étrangers entament l'examen de la demande. Ces autorités prennent une décision au sujet de la demande dans les plus brefs délais, au plus tard dans les 90 jours.

Si tous les documents requis n'ont pas été joints à la demande, il sera demandé de compléter le dossier dans les 15 jours en y ajoutant les documents manquants ou complémentaires. Tant que les documents manquants n'ont pas été joints à la demande et que celle-ci n'est pas complète, le délai de traitement de 90 jours ne commence pas à courir et la demande n'est pas examinée.

Attention : Vu le délai de traitement de 90 jours, il est préférable que l'employeur introduise la demande auprès de l'autorité régionale au moins 90 jours avant la date souhaitée de début du stage. Si le stagiaire a déjà été autorisé pour un long séjour en Belgique, il est conseillé d'introduire la demande au moins 90 jours avant l'expiration de ce long séjour.

 

LIENS UTILES :

Si vous êtes encore en dehors de l'UE en tant que stagiaire, vous aurez besoin d'un visa D pour voyager vers la Belgique. Ce visa est délivré par le poste diplomatique ou consulaire belge compétent pour le lieu où vous résidez sur présentation de votre passeport international (ou un document de voyage équivalent) et de l'annexe 46 que vous avez reçue.

Sur le visa, la mention “BXX” indique qu'il s'agit d'un visa pour stagiaire et qu'il est valable pour une durée supérieure à 90 jours.

Attention : Dans la plupart des pays, les ambassades et les consulats travaillent avec un prestataire de services externe (VFS Global ou TLS Contact). Ce prestataire de services gère les rendez-vous et reçoit les demandes de visa. Il est fortement recommandé de lire les informations pratiques publiées sur le site du prestataire de services avant d'entreprendre toute démarche

Document de séjour provisoire (annexe 49)

Après votre arrivée en Belgique, vous devez vous rendre le plus rapidement possible, et au plus tard dans les 8 jours ouvrables, à l'administration communale de votre lieu de résidence pour vous inscrire au registre des étrangers. La commune enverra également un agent de quartier afin de vérifier si vous résidez effectivement à l'adresse indiquée. Si ce contrôle est positif, vous recevrez le permis pour stagiaire.

Etant donné qu'il faut toutefois un certain temps pour la fabrication de la carte électronique de ce permis (une carte A), la commune vous remettra un document de voyage provisoire (une “annexe 49”). Ce document vous permet, en tant que stagiaire, d'entamer directement votre stage. Il ne faut donc pas attendre la délivrance du permis effectif pour stagiaire pour pouvoir commencer le stage.

Le document de séjour provisoire (annexe 49) est valable 45 jours et peut chaque fois être prolongé de la même durée jusqu'à ce que le permis pour stagiaire vous soit délivré.

Attention :  Il est conseillé de tenir compte de l'éventuel délai d'attente pour pouvoir obtenir un rendez-vous auprès de l'administration communale.

Droit de séjour en tant que stagiaire

Conformément aux règles du permis unique, le permis pour stagiaire comporte à la fois une autorisation de séjour et une autorisation de travail. La durée de l'autorisation de séjour accordée est assimilée à la durée accordée pour l'autorisation de travail par l'autorité régionale compétente en matière d'emploi. La durée de l'autorisation de travail détermine donc la durée de l'ensemble du permis pour stagiaire et elle est fixée par chaque autorité régionale dans sa législation en matière d'emploi de travailleurs étrangers.

La durée du permis pour stagiaire est néanmoins limitée à la durée du stage et elle compte maximum 6 mois. Votre autorisation de séjourner et de travailler en Belgique a la même durée de validité que votre période de stage.

La possibilité d'un renouvellement dépend de ce qu'autorise l'autorité régionale compétente en matière d'emploi. Si votre stage est effectué dans une région qui autorise le renouvellement de votre permis, vous pouvez le renouveler conformément à ces règles.

Introduction de la demande de renouvellement du permis pour stagiaire (permis unique)

Si votre employeur veut que vous poursuiviez votre stage chez lui au terme de la convention de stage initiale, il peut demander le renouvellement de votre permis pour stagiaire auprès l’autorité régionale compétente pour l’emploi, à condition que ce renouvellement soit autorisé par la Région compétente ou la Communauté germanophone.

Ce renouvellement doit être demandé au plus tard deux mois avant l'expiration de votre premier permis pour stagiaire.

La demande comporte les documents suivants : 

  • la preuve de paiement de la redevance ;
  • une copie du passeport en cours de validité ou une copie du document de voyage équivalent ;
  • une copie du permis pour stagiaire en cours de validité ;
  • la convention de stage renouvelée ;
  • la preuve de moyens de subsistance suffisants qui couvrent les frais du voyage de retour et permettent au stagiaire d'éviter de dépendre du système d'aide sociale ;
  • la preuve que le stagiaire dispose de moyens de subsistance suffisants qui couvrent les frais du voyage de retour et lui permettent d'éviter de dépendre du système d'aide sociale. L'employeur ou l'entité d'accueil peut choisir de se porter garant afin de supporter les frais de séjour, de subsistance et d'hébergement durant toute la durée du séjour sur le territoire ;
  • si le stagiaire est logé par l'entité d'accueil ou l'employeur durant toute la durée du séjour, la demande contient la preuve que le stagiaire bénéficiera de conditions d'hébergement adéquates durant son séjour. Cette preuve est apportée au moyen d'une déclaration d'hébergement écrite, d'un contrat de location ou de sous-location souscrit par l'intéressé et enregistré, ou de tout document qui émane de l'autorité judiciaire ou administrative habilitée à cet effet et qui prouve les conditions d'hébergement adéquates.
  • la preuve qu'il dispose d'une assurance maladie couvrant tous les risques durant son séjour en Belgique ;
  • un engagement par écrit de l'entité d'accueil ou de l'employeur qu'en cas de séjour illégal d'un stagiaire sur le territoire du Royaume, cette entité d'accueil ou cet employeur assumera la responsabilité du remboursement des frais liés à son séjour et à son retour et supportés par les fonds publics.

Ces documents doivent en tout cas contenir les renseignements suivants :

  • le poste diplomatique ou consulaire compétent
  • l'adresse e-mail de l'employeur et du stagiaire

S'ils sont rédigés dans une autre langue que l’allemand, l’anglais, le français ou le néerlandais, les documents produits doivent être accompagnés d'une traduction légalisée dans l'une de ces quatre langues. Etant donné que le stagiaire a déjà été autorisé en tant que stagiaire en Belgique, il est peu probable que ces documents soient rédigés dans une autre langue que le néerlandais, le français, l'allemand ou l'anglais.

Délai de traitement

Une fois tous les documents joints à la demande, l'autorité régionale compétente en matière d'emploi et l'Office des étrangers entament l'examen de la demande. Ces autorités prennent une décision au sujet de la demande dans les plus brefs délais, au plus tard dans les 90 jours.

Si tous les documents requis n'ont toutefois pas été joints à la demande, il sera demandé de compléter le dossier dans les 15 jours en y ajoutant les documents manquants ou complémentaires. Tant que les documents manquants n'ont pas été joints et que la demande n'est pas complète, le délai de traitement de 90 jours ne commence pas à courir et la demande ne sera pas encore examinée.

Si la durée de validité de l'autorisation de séjour de l'intéressé en qualité de stagiaire expire durant l'examen de la demande, que celle-ci est complète et a été introduite avant l'expiration du permis pour stagiaire, le stagiaire reçoit un document de séjour provisoire (annexe 49). Le document de séjour provisoire est valable 30 jours et peut une fois être renouvelé de la même durée.

Attention : Vu le délai de traitement de 90 jours, il est préférable que l'employeur introduise la demande de renouvellement auprès de l'autorité régionale au moins 90 jours au préalable.

Renouvellement du permis pour stagiaire

Dès qu'une décision positive a été prise concernant le renouvellement du permis pour stagiaire, vous recevez cette décision positive accompagnée d'une annexe 46. Muni de cette annexe, vous vous rendez à la commune et demandez le renouvellement de votre permis. Le bourgmestre ou son délégué renouvelle immédiatement le permis après que vous avez présenté votre annexe 46 à la commune.

La durée autorisée du séjour dépend de la durée autorisée de l'autorisation de travail.

 

Le stage prend fin

Si le stage n'est pas renouvelé et prend fin, vous devez quitter le territoire belge.

Le stage est prolongé

Si votre employeur veut que vous poursuiviez votre stage chez lui au terme de la convention de stage initiale, il/elle peut demander le renouvellement de votre permis pour stagiaire (voir plus haut).

Vous êtes engagé comme travailleur

Si l'employeur veut vous engager comme travailleur au terme de votre stage, il doit demander un permis unique auprès de la Région compétente. Le permis unique est demandé par le biais de la procédure de demande unique.