AMIF-055-081: eMigration Legal Migration

Code: AMIF-055-081

Duur van het project: 01/01/2022 - 31/12/2024

Budget: € 1.926.000,00 (€ 1.444.500,00 via AMIF & € 481.500,00 via het nationaal budget)

Context

Met dit project willen we de ontwikkeling van het nieuwe applicatielandschap van de dienst Toegang en Verblijf, die alle legale migratie naar België beheert, realiseren. Het idee is om dit op te zetten binnen het nieuwe Interne Portaal. Het omvat de diensten voor kort verblijf, lang verblijf, gezinshereniging en ondersteuning van externe partners. Deze verschillende diensten werken samen met en zijn afhankelijk van externe partners: FOD Buitenlandse Zaken (ambassades en consulaten), FOD Justitie (parketten), de Gewesten (gecombineerde vergunning), de gemeenten, het Rijksregister, Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, OCAD, enz.

Zowel binnen de diensten van de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) als tussen de DVZ en zijn externe partners zijn er heel wat informatie- en communicatiestromen voor de behandeling van de dossiers. We stellen vast dat deze processen niet altijd naar behoren verlopen. Er zijn vaak problemen met de informatieveiligheid, de behandeling binnen de wettelijke termijnen en de status op een gegeven moment van de dossiers bijvoorbeeld. Er is ook een aanzienlijke gebruik van papier en een niet-geautomatiseerde follow-up van de behandeling van aanvragen en elementen in verband met identiteitsbeheer (CIR).

Bestaansreden project: er wordt een project opgezet om tegemoet te komen aan de beschreven problematieken en ultiem de informatie- en communicatiestromen op punt te zetten. De focus ligt eveneens op de behoeftes van de dossierbehandelaars. We willen hen werkinstrumenten aanreiken die hen toelaten om het werk op een efficiënte en gebruiksvriendelijke wijze uit te voeren. We denken in het bijzonder aan de verbetering van de communicatie als fundamentele behoefte van de eindgebruikers.

Doelstellingen

  • De efficiëntie verhogen door een gedeeld, gecentraliseerd en gestructureerd beeld van de aanvrager te creëren voor alle toegangs- en verblijfsdiensten.
  • Paperless werken (afschaffing van papieren dossiers, interne e-mail, opslag van documenten met geringe toegevoegde waarde, enz.)
  • Informatie van betere kwaliteit door het opruimen van dubbele informatie en een betere controle over het aanmaken van identiteiten.
  • Betrouwbare identificatie en beheer van het individu.
  • Bijhouden van de geschiedenis van de gegevens van het individu om gemakkelijk zijn of haar verleden te reconstrueren.

Projectmethodologie

Het project verloopt via een aantal fases. Er wordt gestart met een analysefase waarbij de requirements (business, functioneel, technisch) verduidelijkt worden. We spreken intern over het MVRP-traject (minimal viable requirements package). Dit MVRP-traject is ingebed in een deliverable based approach voor projectbeheer. Dit is een stappenplan waarbij een project opgedeeld is in een reeks opleveringen (business analyse, GAP-analyse, functionele analyse, change management plan, solution architecture,…). Het maakt de project manager mogelijk om vorm te geven aan zijn project zonder essentiële elementen te vergeten.

Concreet voor dit project starten we met het opzetten van een analysetraject waarbij er contact opgenomen wordt met de (externe) partners om naar knelpunten/verbeteringen te peilen (communicatie, informatie-uitwisseling,…) rond de betreffende dossiers tussen de DVZ en de externe partijen. Dit moet uitmonden in een development roadmap.

De businessmodules die we willen ontwikkelen (roadmap) zullen worden gekoppeld aan de eMigration Backbone.

(Versie 11 juni 2024)