Info voor de werkgever of gastentiteit

 

Om de stagiair in België een stage te laten volgen, heeft de stagiair een vergunning voor stagiair nodig. Deze vergunning krijgt de stagiair wanneer aan alle voorwaarden is voldaan in het kader van de stage en voor de vergunning.

De stagiair moet een onderdaan uit een derde land zijn met een diploma van hoger onderwijs* op zak.  Als werkgever dient u de stage zodanig op te stellen dat dat de stagiair kennis, praktijk en ervaring in de beroepswereld zal opdoen.

De vergunning dient door u als werkgever te worden aangevraagd bij de bevoegde regionale overheid in de vorm van voor toelating tot arbeid, dewelke dan beschouwd zal worden als een aanvraag voor een vergunning voor stagiair. Wanneer u deze aanvraag indient, dient de stagiair zich nog in het land buiten de EU te bevinden. Enkel wanneer de stagiair reeds gemachtigd is tot een lang verblijf (m.a.w. meer dan 90 dagen) in België, wordt er een uitzondering gemaakt en mag u de aanvraag indienen terwijl de stagiair zich reeds op het Belgisch grondgebied bevindt. Deze uitzondering is slechts van toepassing indien de vergunning voor stagiair wordt aangevraagd voordat deze machtiging tot lang verblijf in België verstrijkt.

*Indien de stagiair dit diploma nog niet heeft, maar hiertoe wel een opleiding/studies volgt in de EU of het derde land, kan deze ook als stagiair naar België komen.

 

NUTTIGE LINKS:

Indiening van de aanvraag voor vergunning voor stagiair (gecombineerde vergunning)

De aanvraagprocedure voor een vergunning voor stagiair is een “gecombineerde aanvraagprocedure”, waarbij de vergunning zowel de machtiging tot verblijf (component “verblijf”) als de toelating tot arbeid (component “werk”) omvat. Voor de vergunning dienen de bewijsdocumenten voor zowel het component werk als het component verblijf bij de aanvraag ingediend worden. Dienst Vreemdelingenzaken is de bevoegde overheid voor het component verblijf en zal de aanvraag op dit vlak beoordelen. Het component werk wordt beoordeeld door het bevoegde gewest of door de Duitstalige gemeenschap.

De gastentiteit of werkgever vraagt deze vergunning voor stagiair aan bij de bevoegde regionale overheid in de vorm van een aanvraag voor toelating tot arbeid, dewelke dan beschouwd zal worden als een aanvraag voor een vergunning voor stagiair.

De gastentiteit of werkgever voegt de volgende documenten met betrekking tot het verblijf toe bij de aanvraag:

  • een kopie van het geldig paspoort of een kopie van een daarmee gelijkgesteld reisdocument;
  • de door de stagiair afgesloten stageovereenkomst;
  • het bewijs van voldoende bestaansmiddelen, die de kosten van de terugreis dekken en voorkomen dat de stagiair ten laste van het sociale bijstandsstelsel komt te vallen. De werkgever of gastentiteit kan kiezen om een garantstelling aan te gaan om gedurende het gehele verblijf op het grondgebied voor de kosten van verblijf, levensonderhoud en accommodatie;
  • wanneer de stagiair gedurende het gehele verblijf bij de gastentiteit of werkgever verblijft, bevat de aanvraag een bewijs dat de stagiair tijdens zijn verblijf op een passende wijze zal worden gehuisvest. Dit bewijs wordt geleverd d.m.v. een schriftelijke huisvestingsverklaring of, een door de betrokkene onderschreven en geregistreerd huur- of onderhuurcontract, of elk document dat uitgaat van een daartoe gemachtigde gerechtelijke of administratieve overheid en de passende wijze van huisvesting bewijst;
  • het bewijs dat de stagiair beschikt over een ziektekostenverzekering die alle risico’s in België dekt gedurende zijn verblijf;
  • een geneeskundig getuigschrift waaruit blijkt dat de stagiair niet lijdt aan één van de in de bijlage bij de wet van 15 december 1980 opgesomde ziekten ;
  • indien de stagiair ouder is dan achttien jaar, een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document, en in voorkomend geval zijn gelegaliseerde vertaling, afgegeven door het land van oorsprong of het land van zijn laatste verblijfplaats, dat niet ouder is dan zes maanden en bevestigt dat de stagiair niet veroordeeld is geweest voor misdaden of wanbedrijven van gemeen recht;
  • een schriftelijke verbintenis van de gastentiteit of de werkgever dat zij, in geval van onwettig verblijf van een stagiair op het grondgebied van het Rijk, de uit overheidsmiddelen betaalde kosten voor diens verblijf en terugreis zal terugbetalen.

In deze documenten moeten in ieder geval de volgende inlichtingen terug te vinden zijn:

  • Belgische diplomatieke of consulaire post waar het visum zal worden aangevraagd;
  • e-mailadres van de werkgever en stagiair

Indien de documenten in een andere taal dan het Duits, het Engels, het  Frans of het Nederlands zijn opgesteld, dienen de voorgelegde stukken vergezeld te zijn van een gelegaliseerde vertaling in één van deze vier talen.

Behandelingstermijn

Indien alle documenten bij de aanvraag zijn gevoegd, starten de regionale overheid bevoegd voor werk en DVZ met het onderzoek van de aanvraag. Zo snel mogelijk, maar ten laatste binnen de 90 dagen nemen de overheden een beslissing over deze aanvraag.

Wanneer echter niet alle vereiste documenten bij de aanvraag zijn gevoegd, wordt er gevraagd om het dossier binnen de 15 dagen aan te vullen met de ontbrekende of aanvullende documenten. Zolang de aanvraag niet aangevuld wordt en volledig is, vangt de behandelingstermijn van 90 dagen niet aan en wordt de aanvraag nog niet onderzocht.

Aandachtspunt: Gelet op de behandelingstermijn van 90 dagen, wordt de aanvraag door de werkgever dus het best minstens 90 dagen voorafgaand aan de gewenste startdatum van de stage bij de regionale overheid ingediend. Indien de stagiair reeds gemachtigd is tot lang verblijf in België wordt dit het best minstens 90 dagen voor het verstrijken van deze machtiging tot lang verblijf ingediend.

De stagiair dient zelf het visum lang verblijf af te halen bij de diplomatieke of consulaire post indien deze zich nog buiten de EU bevindt.

De lijst van de Belgische ambassades en consulaten wordt op de site van de FOD Buitenlandse Zaken gepubliceerd (www.diplomatie.belgium.be).

Aandachtpunt: In de meeste landen werkt de ambassades en consulaten samen met een externe dienstverlener (VFS Global of TLS Contact). Deze dienstverlener beheert de afspraken en ontvangt de visumaanvragen. Het wordt sterk aanbevolen om de praktische informatie die op de site van de dienstverlener gepubliceerd wordt te lezen vooraleer men stappen onderneemt. 

Voorlopig verblijfsdocument (bijlage 49)

Na aankomst in België zal de stagiair zich zo snel mogelijk, en ten laatste binnen 8 werkdagen, naar het gemeentebestuur van diens verblijfplaats begeven voor de inschrijving in het vreemdelingenregister. De gemeente zal ook een wijkagent sturen om te controleren of de stagiair wel degelijk verblijft op de opgegeven verblijfplaats. Wanneer deze controle positief is, krijgt de stagiair de vergunning voor stagiair. Aangezien het echter enige tijd duurt om de elektronische kaart (A-kaart) voor deze vergunning aan te maken, zal de gemeente een voorlopig verblijfsdocument aan de stagiair afgeven (een bijlage 49). Hiermee kan de stagiair meteen aan de stage beginnen. De afgifte van de eigenlijke vergunning voor stagiair hoeft dus niet afgewacht te worden om de stage te mogen aanvatten.

Aandachtpunt: Het wordt aangeraden om rekening te houden met de eventuele wachttermijn om een afspraak bij het gemeentebestuur te kunnen bekomen.

Verblijfsrecht als stagiair

Naar de regels inzake de gecombineerde vergunning, bevat de vergunning voor stagiair (A-kaart) zowel een machtiging tot verblijf als een toelating tot de arbeid. De toegekende duur van machtiging tot verblijf wordt gelijkgesteld met de toegekende duur van de toelating tot de arbeid door de regionale overheid bevoegd voor werk. De duur van de toelating tot arbeid is aldus bepalend voor de duur van de gehele vergunning voor stagiairs en wordt door iedere regionale overheid vastgelegd in diens wetgeving inzake tewerkstelling van buitenlandse werknemers.

De duur van de vergunning voor stagiair wordt beperkt tot de duur van de stage en bedraagt maximaal 6 maanden.

Of deze vernieuwd kan worden, hangt af of dit wordt toegestaan door de regionale overheid bevoegd voor tewerkstelling. Indien de stage wordt gelopen in een gewest dat de vernieuwing van de vergunning toestaat, kan u deze vernieuwen volgens de onderstaande regels.

Indiening van de vernieuwingsaanvraag voor vergunning voor stagiair (gecombineerde vergunning)

U kan na afloop van de initiële stageovereenkomst ervoor kiezen om de stage te verlengen. Hiertoe dient u de vergunning voor stagiair te vernieuwen. Niet alle regionale overheden in België staan een vernieuwing van de vergunning immers toe in hun wetgeving. Indien de vernieuwing van de vergunning voor stagiair wordt toegestaan, dient u de vergunning voor stagiair te vernieuwen volgens de vernieuwingsprocedure.

U vraagt de vernieuwing van de vergunning voor stagiair aan bij de bevoegde regionale overheid volgens de gecombineerde aanvraagprocedure, in de vorm van een aanvraag voor een toelating tot arbeid.

Deze vernieuwing dient ten laatste twee maanden voor het verstrijken van je eerste vergunning als stagiair aangevraagd te worden.

U voegt de volgende documenten toe bij de aanvraag:

  • een kopie van het geldig paspoort of een kopie van een daarmee gelijkgesteld reisdocument;
  • een kopie van de geldige vergunning voor stagiair;
  • de hernieuwde stageovereenkomst;
  • het bewijs van voldoende bestaansmiddelen, die de kosten van de terugreis dekken en voorkomen dat de stagiair ten laste van het sociale bijstandsstelsel komt te vallen. De werkgever of gastentiteit kan kiezen om een garantstelling aan te gaan om gedurende het gehele verblijf op het grondgebied voor de kosten van verblijf, levensonderhoud en accommodatie;
  • wanneer de stagiair gedurende het gehele verblijf bij de gastentiteit of werkgever verblijft, bevat de aanvraag een bewijs dat de stagiair tijdens zijn verblijf op een passende wijze zal worden gehuisvest. Dit bewijs wordt geleverd d.m.v. een schriftelijke huisvestingsverklaring of, een door de betrokkene onderschreven en geregistreerd huur- of onderhuurcontract, of elk document dat uitgaat van een daartoe gemachtigde gerechtelijke of administratieve overheid en de passende wijze van huisvesting bewijst.
  • het bewijs dat hij beschikt over een ziektekostenverzekering die alle risico’s in België dekt gedurende zijn verblijf;
  • een schriftelijke verbintenis van de gastentiteit of de werkgever dat zij, in geval van onwettig verblijf van een stagiair op het grondgebied van het Rijk, de uit overheidsmiddelen betaalde kosten voor diens verblijf en terugreis zal terugbetalen.

In deze documenten moeten in ieder geval de volgende inlichtingen terug te vinden zijn:

  • Belgische diplomatieke of consulaire post waar het visum zal worden aangevraagd;
  • e-mailadres van de werkgever en stagiair

Indien de documenten in een andere taal dan het Duits, het Engels, het  Frans of het Nederlands zijn opgesteld, dienen de voorgelegde stukken vergezeld te zijn van een gelegaliseerde vertaling in één van deze vier talen.

Behandelingstermijn

Indien alle documenten bij de aanvraag zijn gevoegd, starten de regionale overheid bevoegd voor werk en DVZ met het onderzoek van de aanvraag. Zo snel mogelijk, maar ten laatste binnen de 90 dagen nemen de overheden een beslissing over deze aanvraag.

Wanneer echter niet alle vereiste documenten bij de aanvraag zijn gevoegd, wordt er gevraagd om het dossier binnen de 15 dagen aan te vullen met de ontbrekende of aanvullende documenten. Zolang de aanvraag niet aangevuld wordt en volledig is, vangt de behandelingstermijn van 90 dagen niet aan en wordt de aanvraag nog niet onderzocht.

Indien de vergunning voor stagiair vervalt tijdens de vernieuwingsprocedure, ontvangt de stagiair een voorlopig verblijfsdocument (bijlage 49) waarmee deze in België als stagiair mag verblijven in afwachting van de beslissing over de vernieuwing. Hiertoe dient de aanvraag wel volledig te zijn en te zijn ingediend voordat de vergunning voor stagiair is verstreken. Het voorlopig verblijfsdocument is 30 dagen geldig en kan eenmaal met dezelfde duur worden hernieuwd.

Aandachtspunt: Gelet op de behandelingstermijn van 90 dagen, wordt de vernieuwingsaanvraag door de werkgever dus het best minstens 90 dagen voorafgaand aan de vernieuwingsaanvraag bij de regionale overheid ingediend.

Vernieuwing van de vergunning voor stagiair

Wanneer een positieve beslissing tot vernieuwing van de vergunning voor stagiair werd genomen, ontvangen u en de stagiair deze positieve beslissing met een bijlage 46. Met deze bijlage begeeft de stagiair zich naar het gemeentebestuur en vraagt hij/zij er de vernieuwing van de vergunning aan. De burgemeester vernieuwt de vergunning onmiddellijk, nadat de stagiair de bijlage 46 aan het gemeentebestuur heeft voorgelegd.

In geval van vernieuwing van het verblijf wordt de vergunning voor stagiair vernieuwd met de duur die nodig is om de stage te kunnen voltooien (indien de regionale overheid in haar wetgeving de vernieuwing ervan toestaat). De vernieuwde vergunning voor stagiair is even lang geldig als de bijkomende stageperiode.

De stage loopt ten einde

Wanneer de stage niet vernieuwd wordt en ten einde loopt, dient de stagiair het Belgisch grondgebied te verlaten.

De stage wordt verlengd

Bij verlenging van de stage sluit u als werkgever een vernieuwde stageovereenkomst af waaruit de duur blijkt waarmee de stage zal worden verlengd. Hiertoe dient u de vergunning voor stagiair te vernieuwen. Indien de vernieuwing van de vergunning voor stagiair wordt toegestaan in door het bevoegde gewest, dient u de vergunning voor stagiair te vernieuwen volgens de vernieuwingsprocedure (zie hierboven).

De tewerkstelling van de stagiair als werknemer

Wanneer u na de stage de stagiair als werknemer in dienst wil nemen, dient u een gecombineerde vergunning aan te vragen om deze als toekomstige werknemer tewerk te stellen. De gecombineerde vergunning wordt aangevraagd via de gecombineerde aanvraagprocedure.