Vrijwilligers

Indiening van de aanvraag voor vergunning voor vrijwilliger (gecombineerde vergunning)

De aanvraagprocedure voor een vergunning voor vrijwilliger is een “gecombineerde aanvraagprocedure”, waarbij de vergunning zowel de machtiging tot verblijf (component “verblijf”) als de toelating tot arbeid (component “werk”) omvat. Voor de vergunning dienen de bewijsdocumenten voor zowel het component werk als het component verblijf bij de aanvraag ingediend worden. Dienst Vreemdelingenzaken is de bevoegde overheid voor het component verblijf en zal de aanvraag op dit vlak beoordelen. Het component werk wordt beoordeeld door het bevoegde gewest of door de Duitstalige gemeenschap.

De gastentiteit of vrijwilligersorganisatie vraagt deze vergunning voor vrijwilliger aan bij de bevoegde regionale overheid in de vorm van een aanvraag voor toelating tot arbeid, dewelke dan beschouwd zal worden als een aanvraag voor een vergunning voor vrijwilliger.

De gastentiteit of vrijwilligersorganisatie voegt de volgende documenten met betrekking tot het verblijf toe bij de aanvraag:

• het bewijs van betaling van retributie;

• een kopie van het geldig paspoort of een kopie van een daarmee gelijkgesteld reisdocument;

• de vrijwilligersovereenkomst;

• het bewijs van voldoende bestaansmiddelen, die de kosten van de terugreis dekken en voorkomen dat de vrijwilliger ten laste van het sociale bijstandsstelsel komt te vallen. De vrijwilligersorganisatie of gastentiteit kan kiezen om een garantstelling aan te gaan om gedurende het gehele verblijf op het grondgebied voor de kosten van verblijf, levensonderhoud en accommodatie;

• wanneer de vrijwilliger gedurende het gehele verblijf bij de gastentiteit of vrijwilligersorganisatie verblijft, bevat de aanvraag een bewijs dat de vrijwilliger tijdens zijn verblijf op een passende wijze zal worden gehuisvest. Dit bewijs wordt geleverd d.m.v. een schriftelijke huisvestingsverklaring of, een door de betrokkene onderschreven en geregistreerd huur- of onderhuurcontract, of elk document dat uitgaat van een daartoe gemachtigde gerechtelijke of administratieve overheid en de passende wijze van huisvesting bewijst;

• het bewijs dat hij beschikt over een ziektekostenverzekering die alle risico’s in België dekt gedurende zijn verblijf;

• een geneeskundig getuigschrift waaruit blijkt dat hij niet lijdt aan één van de in de bijlage bij de wet van 15 december 1980 opgesomde ziekten ;

• indien de vrijwilliger ouder is dan achttien jaar, een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document, en in voorkomend geval zijn gelegaliseerde vertaling, afgegeven door het land van oorsprong of het land van zijn laatste verblijfplaats, dat niet ouder is dan zes maanden en bevestigt dat de vrijwilliger niet veroordeeld is geweest voor misdaden of wanbedrijven van gemeen recht;

• een schriftelijke verbintenis van de gastentiteit of de vrijwilligersorganisatie dat zij, in geval van onwettig verblijf van een vrijwilliger op het grondgebied van het Rijk, de uit overheidsmiddelen betaalde kosten voor diens verblijf en terugreis zal terugbetalen.

In deze documenten moeten in ieder geval de volgende inlichtingen terug te vinden zijn:

• Belgische diplomatieke of consulaire post waar het visum zal worden aangevraagd;
• e-mailadres van de vrijwilligersorganisatie en vrijwilliger

Indien de documenten in een andere taal dan het Duits, het Engels, het  Frans of het Nederlands zijn opgesteld, dienen de voorgelegde stukken vergezeld te zijn van een gelegaliseerde vertaling in één van deze vier talen.

Let op: Wanneer de vrijwilligersorganisatie deze aanvraag indient, dien je je nog in het land buiten de EU te bevinden. Enkel wanneer je reeds gemachtigd bent tot een lang verblijf (m.a.w. meer dan 90 dagen) in België, wordt er een uitzondering gemaakt en mag je je reeds op het Belgisch grondgebied bevinden op het moment dat de vrijwilligersorganisatie de vergunning aanvraagt. Deze uitzondering is slechts van toepassing indien je machtiging tot lang verblijf in België nog geldig is op het moment van het indienen van de aanvraag voor de vergunning.

Behandelingstermijn

Indien alle documenten bij de aanvraag zijn gevoegd, starten de regionale overheid bevoegd voor werk en DVZ met het onderzoek van de aanvraag. Zo snel mogelijk, maar ten laatste binnen de 90 dagen nemen de overheden een beslissing over deze aanvraag.

Wanneer echter niet alle vereiste documenten bij de aanvraag zijn gevoegd, wordt er gevraagd om het dossier binnen de 15 dagen aan te vullen met de ontbrekende of aanvullende documenten. Zolang de aanvraag niet aangevuld wordt en volledig is, vangt de behandelingstermijn van 90 dagen niet aan en wordt de aanvraag nog niet onderzocht.

Aandachtspunt: Gelet op de behandelingstermijn van 90 dagen, wordt de aanvraag door de vrijwilligersorganisatie dus het best minstens 90 dagen voorafgaand aan de gewenste startdatum van het vrijwilligerswerk bij de regionale overheid ingediend. Indien de vrijwilliger reeds gemachtigd is tot lang verblijf in België wordt dit het best minstens 90 dagen voor het verstrijken van deze machtiging tot lang verblijf ingediend.

NUTTIGE LINKS :

• Vlaanderen: https://www.vlaanderen.be/toelating-tot-arbeid/toelating-tot-arbeid-categorieen/toelating-tot-arbeid-vrijwilliger-gastovereenkomst
• Wallonie: https://emploi.wallonie.be/home/travailleurs-etrangers/permis-de-travail/chercheur-directive-europeenne-2016801.html
• Brussel : Vrijwilligers in het kader van het "Europees vrijwilligerswerk" | Brussel Economie en Werkgelegenheid (economie-werk.brussels) 
• Duitstalige gemeenschap : https://ostbelgienlive.be/desktopdefault.aspx/tabid-100/

Wanneer je je als vrijwilliger nog buiten de EU bevindt, zal een visum nodig zijn om naar België te mogen reizen.

Dit visum (visum D) dient gevraagd te worden bij de Belgische diplomatieke of consulaire post in het land je je bevindt. Hiervoor heb je een geldig paspoort (of een gelijkgesteld reisdocument) en de positieve beslissing van België nodig waarmee de vergunning voor vrijwilliger aan jou toegekend wordt.

Deze laatste is een zgn. “bijlage 46” en wordt aan het opgegeven verblijfsadres in het buitenland afgeleverd.

Wanneer je de brief met deze bijlage 46 ontvangen hebt, kan je dus het visum gaan aanvragen.

Op het visum wordt vermeld dat het om een visum voor een vrijwilliger gaat d.m.v. de vermelding BXX  en is geldig voor meer dan 90 dagen.

De lijst van de Belgische ambassades en consulaten wordt op de site van de FOD Buitenlandse Zaken gepubliceerd (www.diplomatie.belgium.be).

Aandachtpunt: In de meeste landen werkt de ambassades en consulaten samen met een externe dienstverlener (VFS Global of TLS Contact). Deze dienstverlener beheert de afspraken en ontvangt de visumaanvragen. Het wordt sterk aanbevolen om de praktische informatie die op de site van de dienstverlener gepubliceerd wordt te lezen vooraleer men stappen onderneemt. 

Voorlopig verblijfsdocument (bijlage 49)

Na aankomst in België dien je je zo snel mogelijk, en ten laatste binnen 8 werkdagen, naar het gemeentebestuur van je verblijfsplaats te begeven voor je inschrijving in het vreemdelingenregister.

De gemeente zal ook een wijkagent sturen om te controleren of je wel degelijk verblijft op de opgegeven verblijfplaats. Wanneer deze controle positief is, krijg je de vergunning voor vrijwilliger.

Aangezien het echter enige tijd duurt om de elektronische kaart van deze vergunning aan te maken (een zgn. A-kaart), zal de gemeente een voorlopig verblijfsdocument aan je afgeven (een zgn. “bijlage 49”). Hiermee kan je als vrijwilliger meteen beginnen aan je vrijwilligerswerk. De afgifte van de eigenlijke vergunning voor vrijwilliger hoeft dus niet afgewacht te worden om het vrijwilligerswerk te mogen aanvatten.

Het voorlopig verblijfsdocument (bijlage 49) is 45 dagen geldig en kan iedere keer met dezelfde duur verlengd worden, totdat de vergunning voor vrijwilliger aan je wordt afgegeven.

Aandachtpunt: Het wordt aangeraden om rekening te houden met de eventuele wachttermijn om een afspraak bij het gemeentebestuur te kunnen bekomen.

Verblijfsrecht als vrijwilliger

Naar de regels inzake de gecombineerde vergunning, bevat de vergunning voor vrijwilliger (A-kaart) zowel een machtiging tot verblijf als een toelating tot de arbeid. De toegekende duur van machtiging tot verblijf wordt gelijkgesteld met de toegekende duur van de toelating tot de arbeid door de regionale overheid bevoegd voor werk. De duur van de toelating tot arbeid is aldus bepalend voor de duur van de gehele vergunning voor vrijwilligers en wordt door iedere regionale overheid vastgelegd in diens wetgeving inzake tewerkstelling van buitenlandse werknemers.

De duur van de vergunning voor vrijwilliger wordt beperkt tot de duur van het vrijwilligerswerk en bedraagt maximaal 12 maanden.

Deze vergunning kan niet vernieuwd worden.

Wanneer het vrijwilligerswerk ten einde loopt, dien je het Belgisch grondgebied te verlaten.