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VISA - Votre dossier

VISA - Votre dossier


Prenez le temps de vous informer sur les documents justificatifs à présenter. 

L'information est disponible dans les postes et sur le site de l'Office des étrangers. Par conséquent, les autorités belges chargées de l'examen des demandes de visa considèrent que le dépôt d'un dossier incomplet signifie que le demandeur ne prend pas sa demande au sérieux ou qu'il est incapable de donner les documents demandés. 

La décision sera prise sur base des informations et des documents présentés avec la demande de visa ou réclamés par le poste en cours d'examen. Si vous ne pouvez pas déposer un dossier complet, expliquez toujours pourquoi.

En règle générale, les informations et les documents donnés spontanément après l'introduction de la demande ou après la notification de la décision ne seront pas pris en considération. Vous devrez donc introduire une nouvelle demande.

Documents de base

Votre demande n'est pas recevable si vous ne présentez pas au moins ces documents:

  1. un formulaire de demande complété, daté et signé. 
    Ce formulaire est mis gratuitement à votre disposition dans les ambassades et les consulats.
    Vous le remplissez en français, en néerlandais, en allemand ou, si vous ne maîtrisez aucune des langues nationales, de préférence en anglais.
    Un enfant mineur présente un formulaire de demande signé par une personne exerçant l'autorité parentale ou par un tuteur légal;
  2. une photo récente (format carte d'identité/passeport);
  3. la preuve du paiement des droits de visa, sauf si vous êtes dispensé;
  4. un document de voyage (i) valable (non falsifié, non contrefait, non altéré), (ii) délivré depuis moins de 10 ans, (iii) contenant au moins 2 feuillets encore vierges et (iv) dont la durée de validité est supérieure d'au moins 3 mois à la date à laquelle vous avez prévu de quitter l'espace Schengen (NB : En cas de voyages multiples, prenez la date  à laquelle vous quitterez l'espace Schengen pour la dernière fois).

Lire plus sur les documents reconnus par la Belgique dans Contrôle aux frontières (onglet: Documents) 

Bonne pratique: Si vous n'avez pas de document de voyage, ou si votre document de voyage n'est pas reconnu par la Belgique, ou si votre document de voyage n'est pas valable ou en cours de validité, ou s'il a une durée de validité insuffisante, expliquez par écrit pourquoi vous ne pouvez pas présenter un document conforme. En effet, si votre situation le justifie, l'Office des étrangers peut exceptionnellement autoriser la délivrance d'une autorisation tenant lieu de visa (Votre document de voyage non reconnu par la Belgique) ou d'un laissez-passer (Vous n'avez pas de document de voyage valable et en cours de validité et vous ne pouvez pas en obtenir un nouveau). 

 

Documents justificatifs

Votre dossier doit contenir: 

  1. des documents indiquant l'objet de votre voyage,
  2. des documents relatifs à l'endroit où vous logerez (exemple: réservation d'hôtel, chambre d'hôte, appart-hôtel, hébergement dans la famille ou par un proche,..),
  3. des documents indiquant que vous avez des moyens de subsistance personnels suffisants ou un engagement de prise en charge (annexe 3bis), et
  4. des informations permettant d'apprécier votre volonté de quitter le territoire Schengen avant l'expiration du visa demandé (Lire plus dans Garanties de retour).

Dans certains pays, les États Schengen ont établi une liste de documents justificatifs adaptée aux circonstances locales. Par conséquent, si vous demandez un visa dans un de ces pays, vous devez préparer votre dossier en respectant cette liste de documents. Elle est publiée sur le site de l'ambassade / du consulat.

Si les États Schengen n'ont pas établi de liste dans le pays où vous résidez, l'annexe II du code des visas vous aidera à préparer votre dossier (Liste non exhaustive des documents justificatifs).

Enfin, l'Union européenne a signé des accords d'assouplissement du régime des visas avec la Russie, l'Ukraine, FYROM (Macédoine)*, la Serbie*, le Monténégro*, la Bosnie-Herzégovine*, l'Albanie*, la Moldavie*, l'Arménie, l'Azerbaïdjan, la Géorgie et le Cap-Vert. Ces accords facilitent la délivrance d'un visa à certaines catégories de demandeurs. Par conséquent, si vous demandez un visa dans un de ces pays, vous devez préparer votre dossier en tenant compte de cet accord. Il est publié sur le site de l'ambassade / du consulat.

* Seuls les demandeurs détenteurs d'un passeport non biométriques sont concernés par ces accords. Les détenteurs d'un passeport biométriques sont dispensés de visa.  

Bonne pratique: Consultez toujours le site du poste pour savoir sous quelle forme les documents doivent être présentés, quels documents doivent être traduits et en quelle langue. La liste des ambassades et des consulats de Belgique est publiée sur le site du SPF Affaires étrangères (http://diplomatie.belgium.be/fr/Services/venir_en_belgique/visa_pour_la_belgique). 

 

Assurance médicale de voyage

En plus des documents de base et des documents justificatifs, vous devez présenter la preuve que vous avez une assurance médicale de voyage, adéquate et valide, qui couvre les éventuels frais de rapatriement pour raison médicale, les frais de soins médicaux d'urgence, les frais de soins hospitaliers d'urgence et les frais de décès, pendant votre séjour dans l'espace Schengen. 

Cette assurance doit être valable dans tout l'espace Schengen et pour toute la durée du séjour. La couverture minimale est de 30.000 EUR.

En principe, vous devez contracter cette assurance dans le pays où vous résidez.

Les détenteurs d'un passeport diplomatique sont dispensés de cette obligation.

Les voyageurs qui ont un visa autorisant plusieurs entrées (MULT) doivent avoir une assurance médicale de voyage lors de chaque séjour dans l'espace Schengen. 

Biométrie

Votre demande n'est pas recevable si vous n'autorisez pas le relevé de vos empreintes digitales (sauf si vous êtes dispensé).

L'ambassade / le consulat prend une photo et relève vos 10 empreintes digitales lors de toute première demande de visa introduite après le déploiement du Visa Information System (VIS) dans le pays où vous introduisez cette demande. Vous devez donc impérativement vous présenter en personne lors de cette première demande.

Votre photo et vos empreintes digitales sont intégrées dans le VIS et conservées pendant 59 mois. Par conséquent, vous ne devrez plus donner vos empreintes quand vous demanderez un nouveau visa dans les 59 mois qui suivent leur relevé, sauf si l'ambassade / le consulat a un doute sur votre identité (exemple: la qualité des empreintes était mauvaise) ou si vous n'êtes plus dispensé lors de cette nouvelle demande.

Par contre, votre photo sera prise lors de chaque demande et intégrée dans le VIS. 

Ces opérations se déroulent dans le respect des garanties prévues par la convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales du Conseil de l'Europe, par la charte des droits fondamentaux de l'Union européenne, et par la convention des Nations unies relatives aux droits de l'enfant.

Les demandeurs suivants sont dispensés de l'obligation de donner leurs empreintes: 

  • les enfants de moins de 12 ans;
  • les personnes pour lesquelles il est physiquement impossible de recueillir les empreintes. S'il est possible de recueillir un nombre d'empreintes inférieur à 10, un recueil du nombre maximal d'empreintes est effectué. Si l'impossibilité est temporaire, le demandeur est tenu de donner ses empreintes digitales lors de la demande suivante. Il devra également donner des explications sur cette impossibilité temporaire.
  • les chefs d'Etat ou de gouvernement et les membres des gouvernements nationaux, ainsi que leurs conjoints qui les accompagnent, et les membres de leur délégation officielle, lorsqu'ils sont invités par des gouvernements des Etats membres ou par des organisations internationales pour un motif officiel;
  • les souverains et les autres membres éminents d'une famille royale, lorsqu'ils sont invités par des gouvernements des Etats membres ou par des organisations internationales pour un motif officiel.

Droits de visa

Les droits de visa permettent de couvrir les frais administratifs de l'examen d'une demande de visa. Ils sont généralement perçus en euro. Consultez toutefois le site de l'ambassade / du consulat pour vérifier dans quelle monnaie et comment les droits de visa doivent être payés. 

Un demandeur de 6 ans à moins de 12 ans paie 35 EUR et un demandeur de 12 ans et plus paie 60 EUR.


Les demandeurs suivants sont dispensés:

  • les enfants âgés de moins de 6 ans;
  • les écoliers, les étudiants, les étudiants de troisième cycle et les enseignants accompagnateurs qui entreprennent des séjours d'études ou à but éducatif;
  • les chercheurs ressortissants de pays tiers se déplaçant à des fins de recherche scientifique, au sens de la recommandation 2005/761/CE du Parlement européen et du Conseil du 28 septembre 2005 visant à faciliter la délivrance par les États membres de visas uniformes de court séjour pour les chercheurs ressortissants de pays tiers se déplaçant aux fins de recherche scientifique dans la Communauté;
  • les représentants d'organisations à but non lucratif âgés au maximum de 25 ans et participant à des séminaires, des conférences ou des manifestations sportives, culturelles ou éducatives organisés par des organisations à but non lucratif;
  • les participants, âgés au maximum de 25 ans, à des séminaires, des conférences ou des manifestations sportives, culturelles ou éducatives organisés par des organisations à but non lucratif.

Dans certains cas, les titulaires d'un passeport diplomatique ou de service sont également dispensés. Si vous êtes dans ce cas, interrogez le poste.

La liste des ambassades et des consulats de Belgique est publiée sur le site du SPF Affaires étrangères (http://diplomatie.belgium.be/fr/Services/venir_en_belgique/visa_pour_la_belgique)