Openbaarheid van bestuur

Informatie is een recht van de burger en een plicht van de overheid.

Dit principe wordt bekrachtigd door de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur die tot doel heeft de werking van de administratieve overheden transparanter te maken.  

Overeenkomstig deze wet stuurt de Dienst Openbaarheid van bestuur van de Dienst Vreemdelingenzaken het dossier van een vreemdeling (of een deel van dit dossier) via elektronische weg door, op verzoek van een advocaat of een privépersoon.

Deze dienst kan enkel per mail bereikt worden publiciteadministration[at]ibz.fgov.be

In bepaalde gevallen is het mogelijk om een papieren versie van een dossier of een deel van dit dossier te ontvangen.

U vindt de praktische modaliteiten voor de indiening van een aanvraag, de verzending of de ontvangst van een dossier lees hier meer (document FAQ gestelde vragen)

De Dienst Openbaarheid van bestuur geeft in geen geval een antwoord op vragen over de inhoud.

Deze vragen moeten naar de Infodesk worden gestuurd infodesk[at]ibz.fgov.be.

 

  1. Hoe neem ik contact op met de Dienst Vreemdelingenzaken om een kopie aan te vragen van mijn dossier?

U dient uw aanvraag te richten tot de dienst openbaarheid van bestuur op het e-mailadres openbaarheidvanbestuur[at]ibz.fgov.be

Indien het verzoek tot inzage gebeurt zonder tussenkomst van een advocaat, moet de aanvrager zijn identiteit bewijzen. 

  1. Kan ik een kopie van een dossier telefonisch aanvragen?

Neen. De wet van 11 april 1994 op de openbaarheid van bestuur voorziet dat elke aanvraag schriftelijk moet worden ingediend. Indien u geen kopie van het volledige dossier wenst, maar enkel specifieke stukken nodig heeft  (vb. een beslissing van een bepaalde datum), dient u dit zeer duidelijk aan te geven in uw aanvraag. Dit heeft immers een impact op de aangerekende vergoeding in het geval u papieren stukken wenst (cfr. Infra).

  1. Welke gegevens dien ik mimimaal te vermelden in mijn aanvraag?

De noodzakelijke gegevens zijn op zijn minst de naam, voornaam en geboortedatum van de titularis en indien voorhanden, het dossiernummer bij de Dienst Vreemdelingenzaken.  De aanvraag dient steeds gepaard te gaan met een omstandige motivering.

  1. Kan een kopie van een dossier per e-mail aan mij worden overgemaakt?

Ja. De Dienst Vreemdelingenzaken is sinds eind 2002 overgeschakeld naar het elektronisch beheren van de vreemdelingendossiers, het is bijgevolg technisch mogelijk om een kopie van het dossier per e-mail te verkrijgen. Rekening houdend met de grootte van sommige dossiers en de verscheidenheid aan documenten die zij bevatten, zullen deze eventueel in ettelijke e-mails moeten verzonden worden. Uw mailbox moet wel elektronische post met meerdere tientallen megabytes aankunnen. Als u echter slechts enkele zeer specifieke documenten of aanvullende documenten vanaf een bepaalde datum nodig heeft, vermeld dit dan ook steeds duidelijk in uw aanvraag.

  1. Kan ik als (pro-deo) advocaat een gratis kopie krijgen van het dossier?

Het versturen van elektronische documenten is steeds gratis (cfr. Supra).

In het uitzonderlijk geval dat het technisch niet mogelijk is om het dossier over te maken, dient u zich aan te bieden aan het onthaal van de Dienst Vreemdelingenzaken voor het in ontvangst nemen van de aangevraagde stukken. We vragen u om hiervoor steeds een concrete afspraak te willen maken.

Het Koninklijk Besluit van 17 augustus 2007 tot vaststelling van het bedrag van de vergoeding  verschuldigd voor het ontvangen van een papieren afschrift van een bestuursdocument bepaalt dat de eerste vijftig bladzijden (formaat A4, zwart-wit) gratis zijn. Vanaf de 51ste pagina zijn de kopieën betalend. Deze vergoeding werd per Koninklijk Besluit bepaald en dient dan ook door (pro-deo) advocaten te worden betaald. Eens de aanvraag werd ontvangen, zullen de gemaakte kosten van de kopieën steeds worden aangerekend. Indien u de kopieën niet meer wenst af te halen blijft het bedrag niettemin verschuldigd (de kosten werden immers gemaakt).

  1. Hoe gebeurt de betaling?

Het bedrag van de verschuldigde vergoeding zal u op voorhand door de dienst openbaarheid van bestuur worden meegedeeld.

De betaling dient vervolgens via overschrijving te gebeuren op het rekeningnummer
BE57 6792 0060 9235 met volgende vermelding: «Kopieerkosten advocaat, dossiernummer X.XXX.XXX».

  1. Binnen welke termijn mag ik een antwoord verwachten op mijn vraag om inzage van een dossier?

De wet van 11 april 1994 op de openbaarheid van bestuur voorziet voor de administratieve overheid een wettelijke termijn van 30 dagen waarbinnen een antwoord op de aanvraag dient te worden geformuleerd. De aanvragen worden afgehandeld in chronologische volgorde.

Bemerking: De wetgeving op de openbaarheid van bestuur werd niet in het leven geroepen in het kader van de beroepsprocedures, en voorziet bijgevolg geen bijzondere regeling in verband met het indienen van (dringende) beroepen.

  1. Kan de dienst openbaarheid van bestuur mij inlichtingen verstrekken over de stand van zaken van mijn dossier?

De dienst openbaarheid van bestuur houdt zich enkel bezig met het behandelen van de verzoeken tot inzage en afschrift van dossiers in toepassing van de wet van 11 april 1994. Deze dienst beantwoordt geen inhoudelijke vragen. Hiervoor dient u zich te wenden tot de Infodesk van de Dienst Vreemdelingenzaken op het e-mailadres infodesk[at]ibz.fgov.be of per telefoon op het nummer: 02 793 80 00

  1. Waar kan ik terecht voor specifieke informatie uit het Visa Information System (VIS)?

Als u wilt nagaan welke gegevens over u werden opgenomen in het Visa Information System (VIS), kan u rechtstreeks contact opnemen met de directie toegang en verblijf van de Dienst Vreemdelingenzaken op het e-mailadres toegang.verblijf[at]ibz.fgov.be