Stagiairs

Omzetting van de richtlijn 2016/801/EU

De wet van 21 augustus 2022 (Belgisch Staatsblad van 9 november 2022) zet de Europese richtlijn 2016/801/EU betreffende de voorwaarden voor toegang en verblijf van derdelanders met het oog op onderzoek, studie, stages, vrijwilligerswerk, scholierenuitwisseling, educatieve projecten of au-pairactiviteiten, om.

Deze wet bevat bepalingen die van toepassing zijn op onderdanen van derde landen met een diploma van hoger onderwijs* buiten de Europese Unie die in België een stage komen lopen bij een werkgever om kennis, praktijk en ervaring op te doen in de beroepswereld**.

_{* Indien je dit diploma nog niet hebt, maar je hiertoe wel een opleiding/studies volgt, kan je ook als stagiair naar België komen.}

_{** Deze categorie heeft geen betrekking op onderdanen van derde landen die een stage in het kader van studies in België volgen. Op deze onderdanen blijft de bestaande regelgeving inzake studenten van toepassing.}

Vergunning voor stagiair

Om als stagiair in België een stage te komen volgen, heb je een vergunning voor stagiair nodig. Deze vergunning dient door je werkgever te worden aangevraagd bij de bevoegde regionale overheid in de vorm van een aanvraag voor toelating tot arbeid. Deze aanvraag kan ingediend worden vanaf 1 januari 2023.

Aanvraag voor vergunning voor stagiair : procedure, documenten en behandelingstermijn

Indiening van de aanvraag voor vergunning voor stagiair (gecombineerde vergunning)

De aanvraagprocedure voor een vergunning voor stagiair is een “gecombineerde aanvraagprocedure”, waarbij de vergunning zowel de machtiging tot verblijf (component “verblijf”) als de toelating tot arbeid (component “werk”) omvat. Voor de vergunning dienen de bewijsdocumenten voor zowel het component werk als het component verblijf bij de aanvraag ingediend worden. Dienst Vreemdelingenzaken is de bevoegde overheid voor het component “verblijf” en zal de aanvraag op dit vlak beoordelen. Het component “werk” wordt beoordeeld door de regionale overheid bevoegd voor tewerkstelling.

De gastentiteit of werkgever vraagt deze vergunning voor stagiair aan bij de bevoegde regionale overheid in de vorm van een aanvraag voor toelating tot arbeid, dewelke dan beschouwd zal worden als een aanvraag voor een vergunning voor stagiair.

De gastentiteit of werkgever voegt de volgende documenten met betrekking tot het verblijf toe bij de aanvraag:

het bewijs van betaling van retributie;

een kopie van het geldig paspoort of een kopie van een daarmee gelijkgesteld reisdocument;

de door de stagiair afgesloten stageovereenkomst;

het bewijs van voldoende bestaansmiddelen, die de kosten van de terugreis dekken en voorkomen dat de stagiair ten laste van het sociale bijstandsstelsel komt te vallen. De werkgever of gastentiteit kan kiezen om een garantstelling aan te gaan om gedurende het gehele verblijf op het grondgebied voor de kosten van verblijf, levensonderhoud en accommodatie;

wanneer de stagiair gedurende het gehele verblijf bij de gastentiteit of werkgever verblijft, bevat de aanvraag een bewijs dat de stagiair tijdens zijn verblijf op een passende wijze zal worden gehuisvest. Dit bewijs wordt geleverd d.m.v. een schriftelijke huisvestingsverklaring of, een door de betrokkene onderschreven en geregistreerd huur- of onderhuurcontract, of elk document dat uitgaat van een daartoe gemachtigde gerechtelijke of administratieve overheid en de passende wijze van huisvesting bewijst;

het bewijs dat hij beschikt over een ziektekostenverzekering die alle risico’s in België dekt gedurende zijn verblijf;

een geneeskundig getuigschrift waaruit blijkt dat hij niet lijdt aan één van de in de bijlage bij de wet van 15 december 1980 opgesomde ziekten ;

indien hij ouder is dan achttien jaar, een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document, en in voorkomend geval zijn gelegaliseerde vertaling, afgegeven door het land van oorsprong of het land van zijn laatste verblijfplaats, dat niet ouder is dan zes maanden en bevestigt dat hij niet veroordeeld is geweest voor misdaden of wanbedrijven van gemeen recht;

een schriftelijke verbintenis van de gastentiteit of de werkgever dat zij, in geval van onwettig verblijf van een stagiair op het grondgebied van het Rijk, de uit overheidsmiddelen betaalde kosten voor diens verblijf en terugreis zal terugbetalen.

In deze documenten moeten in ieder geval de volgende inlichtingen terug te vinden zijn:

Belgische diplomatieke of consulaire post waar het visum zal worden aangevraagd;
e-mailadres van de werkgever en stagiair

Indien de documenten in een andere taal dan het Duits, het Engels, het Frans of het Nederlands zijn opgesteld, dienen de voorgelegde stukken vergezeld te zijn van een gelegaliseerde vertaling in één van deze vier talen.

Let op: Wanneer de werkgever deze aanvraag indient, dien je je nog in het land buiten de EU te bevinden. Enkel wanneer je reeds gemachtigd bent tot een lang verblijf (m.a.w. meer dan 90 dagen) in België, wordt er een uitzondering gemaakt en mag je je reeds op het Belgisch grondgebied bevinden op het moment dat de werkgever de vergunning aanvraagt. Deze uitzondering is slechts van toepassing indien je machtiging tot lang verblijf in België nog geldig is op het moment van het indienen van de aanvraag voor de vergunning.

Behandelingstermijn

Indien alle documenten bij de aanvraag zijn gevoegd, starten de regionale overheid bevoegd voor werk en DVZ met het onderzoek van de aanvraag. Zo snel mogelijk, maar ten laatste binnen de 90 dagen nemen de overheden een beslissing over deze aanvraag.

Wanneer echter niet alle vereiste documenten bij de aanvraag zijn gevoegd, wordt er gevraagd om het dossier binnen de 15 dagen aan te vullen met de ontbrekende of aanvullende documenten. Zolang de aanvraag niet aangevuld wordt en volledig is, vangt de behandelingstermijn van 90 dagen niet aan en wordt de aanvraag nog niet onderzocht.

Aandachtspunt: Gelet op de behandelingstermijn van 90 dagen, wordt de aanvraag door de werkgever dus het best minstens 90 dagen voorafgaand aan de gewenste startdatum van de stage bij de regionale overheid ingediend. Indien de stagiair reeds gemachtigd is tot lang verblijf in België wordt dit het best minstens 90 dagen voor het verstrijken van deze machtiging tot lang verblijf ingediend.

NUTTIGE LINKS :

Visa

Wanneer je je als stagiair nog op buiten de EU bevindt, zal een visum nodig zijn om naar België te mogen reizen.

Dit visum (visum D) dient gevraagd te worden bij de Belgische diplomatieke of consulaire post in het land je je bevindt. Hiervoor heb je een geldig paspoort (of een gelijkgesteld reisdocument) en de positieve beslissing van België nodig waarmee de vergunning voor stagiair aan jou toegekend wordt.

Deze laatste is een zgn. “bijlage 46” en wordt aan het opgegeven verblijfsadres in het buitenland afgeleverd.

Wanneer je de brief met deze bijlage 46 ontvangen hebt, kan je dus het visum gaan aanvragen.

Op het visum wordt vermeld dat het om een visum voor een stagiair gaat d.m.v. de vermelding BXX en is geldig voor meer dan 90 dagen.

De lijst van de Belgische ambassades en consulaten wordt op de site van de FOD Buitenlandse Zaken gepubliceerd (www.diplomatie.belgium.be).

Aandachtpunt: In de meeste landen werkt de ambassades en consulaten samen met een externe dienstverlener (VFS Global of TLS Contact). Deze dienstverlener beheert de afspraken en ontvangt de visumaanvragen. Het wordt sterk aanbevolen om de praktische informatie die op de site van de dienstverlener gepubliceerd wordt te lezen vooraleer men stappen onderneemt.

Vergunning voor stagiair (A-kaart)

Voorlopig verblijfsdocument (bijlage 49)

Na aankomst in België dien je je zo snel mogelijk, en ten laatste binnen 8 werkdagen, naar het gemeentebestuur van je verblijfsplaats te begeven voor je inschrijving in het vreemdelingenregister.

De gemeente zal ook een wijkagent sturen om te controleren of je wel degelijk verblijft op de opgegeven verblijfplaats. Wanneer deze controle positief is, krijg je de vergunning voor stagiair.

Aangezien het echter enige tijd duurt om de elektronische kaart van deze vergunning aan te maken (een zgn. A-kaart), zal de gemeente een voorlopig verblijfsdocument aan je afgeven (een zgn. “bijlage 49”). Hiermee kan je als stagiair meteen beginnen aan je stage. De afgifte van de eigenlijke vergunning voor stagiair hoeft dus niet afgewacht te worden om de stage te mogen aanvatten.

Het voorlopig verblijfsdocument (bijlage 49) is 45 dagen geldig en kan iedere keer met dezelfde duur verlengd worden, totdat de vergunning voor stagiair aan je wordt afgegeven.

Aandachtpunt: Het wordt aangeraden om rekening te houden met de eventuele wachttermijn om een afspraak bij het gemeentebestuur te kunnen bekomen.

Verblijfsrecht als stagiair

Naar de regels inzake de gecombineerde vergunning, bevat de vergunning voor stagiair (A-kaart) zowel een machtiging tot verblijf als een toelating tot de arbeid. De toegekende duur van machtiging tot verblijf wordt gelijkgesteld met de toegekende duur van de toelating tot de arbeid door de regionale overheid bevoegd voor werk. De duur van de toelating tot arbeid is aldus bepalend voor de duur van de gehele vergunning voor stagiairs en wordt door iedere regionale overheid vastgelegd in diens wetgeving inzake tewerkstelling van buitenlandse werknemers.

De duur van de vergunning voor stagiair wordt beperkt tot de duur van de stage en bedraagt maximaal 6 maanden.

Of deze vernieuwd kan worden, hangt af of dit wordt toegestaan door de regionale overheid bevoegd voor tewerkstelling. Indien je stage loopt in een gewest dat de vernieuwing van je vergunning toestaat, kan je deze vernieuwen volgens de volgende regels.

Vernieuwing van de vergunning voor stagiair: procedure, documenten en behandelingstermijn

Indiening van de vernieuwingsaanvraag voor vergunning voor stagiair (gecombineerde vergunning)

Indien je werkgever na afloop van de initiële stageovereenkomst je nog verder stage wil laten lopen, kan deze (afhankelijk of dit door het bevoegde gewest of Duitstalige gemeenschap wordt toegestaan) de vernieuwing van je vergunning voor stagiair aanvragen bij de regionale overheid bevoegd voor tewerkstelling.

Deze vernieuwing dient ten laatste twee maanden voor het verstrijken van je eerste vergunning als stagiair aangevraagd te worden.

De werkgever voegt de volgende documenten toe bij de aanvraag:

het bewijs van betaling van retributie;

een kopie van het geldig paspoort of een kopie van een daarmee gelijkgesteld reisdocument;

een kopie van de geldige vergunning voor stagiair;

de hernieuwde stageovereenkomst;

het bewijs van voldoende bestaansmiddelen, die de kosten van de terugreis dekken en voorkomen dat de stagiair ten laste van het sociale bijstandsstelsel komt te vallen. De werkgever of gastentiteit kan kiezen om een garantstelling aan te gaan om gedurende het gehele verblijf op het grondgebied voor de kosten van verblijf, levensonderhoud en accommodatie;

wanneer de stagiair gedurende het gehele verblijf bij de gastentiteit of werkgever verblijft, bevat de aanvraag een bewijs dat de stagiair tijdens zijn verblijf op passende wijze zal worden gehuisvest. Dit bewijs wordt geleverd d.m.v. een schriftelijke huisvestingsverklaring of, een door de betrokkene onderschreven en geregistreerd huur- of onderhuurcontract, of elk document dat uitgaat van een daartoe gemachtigde gerechtelijke of administratieve overheid en de passende wijze van huisvesting bewijst.

het bewijs dat hij beschikt over een ziektekostenverzekering die alle risico’s in België dekt gedurende zijn verblijf;

een schriftelijke verbintenis van de gastentiteit of de werkgever dat zij, in geval van onwettig verblijf van een stagiair op het grondgebied van het Rijk, de uit overheidsmiddelen betaalde kosten voor diens verblijf en terugreis zal terugbetalen.

In deze documenten moeten in ieder geval de volgende inlichtingen terug te vinden zijn:

Belgische diplomatieke of consulaire post waar het visum zal worden aangevraagd;
e-mailadres van de werkgever en stagiair

Behandelingstermijn

Indien je vergunning voor stagiair vervalt tijdens de vernieuwingsprocedure, ontvang je een voorlopig verblijfsdocument (bijlage 49) waarmee je in België als stagiair mag verblijven in afwachting van de beslissing over de vernieuwing. Hiertoe dient de aanvraag wel volledig te zijn en te zijn ingediend voordat je vergunning voor stagiair is verstreken. Het voorlopig verblijfsdocument is 30 dagen geldig en kan eenmaal met dezelfde duur verlengd worden.

Aandachtspunt: Gelet op de behandelingstermijn van 90 dagen, wordt de vernieuwingsaanvraag door de werkgever dus het best minstens 90 dagen voorafgaand aan de vernieuwingsaanvraag bij de regionale overheid ingediend.

Vernieuwing van de vergunning voor stagiair

Wanneer een positieve beslissing tot vernieuwing van de vergunning voor stagiair werd genomen, ontvang je een bijlage 46. Met deze bijlage begeef je je naar het gemeentebestuur en vraag je er de vernieuwing van de vergunning aan. De burgemeester of zijn gemachtigde vernieuwt de vergunning (A-kaart) onmiddellijk, nadat je je bijlage 46 aan het gemeentebestuur hebt voorgelegd.

De toegestane duur van het verblijf hangt af van de toegestane duur van de toelating tot arbeid.

Na de stage

De stage loopt ten einde

Wanneer de stage niet vernieuwd wordt en ten einde loopt, dien je het Belgisch grondgebied te verlaten.

De stage wordt verlengd

Indien je werkgever na afloop van de initiële stageovereenkomst je nog verder stage wil laten lopen bij hem/haar, kan hij/zij de vernieuwing van je vergunning voor stagiair aanvragen. (Zie hierboven)

Ik word aangenomen als werknemer

Wanneer de werkgever na de stage je als werknemer in dienst wil nemen, dient de werkgever een gecombineerde vergunning aan te vragen om je tewerk te stellen.

Info Fiches

Documenten

Bijlage 32 bis Verbintenis tot garantstelling300.23 KB
Verbintenis tot financiële aanspraakelijkheid (.pdf)123.41 KB
Infofiche 2 Bewijs van passende huisvesting tijdens stage522.2 KB
Infofiche 3 - schriftelijke verbintenis stagiair396.46 KB